À propos de nous
L'Université de Toulouse est un établissement public expérimental (EPE) d’enseignement supérieur et de recherche. Elle se classe aujourd'hui parmi les premières universités françaises par son rayonnement scientifique, la diversité de ses laboratoires et les formations qu'elle propose en sciences, santé, sport, technologie et ingénierie. Dotée d'un budget de 430 M€, de 5 composantes et d’1 établissement-composante (l’Ecole d’ingénieurs de Purpan), elle est forte de plus de 4300 personnels dont 2500 personnels d'enseignement et/ou de recherche, possède 69 structures de recherche (dont 42 unités mixtes de recherche), accueille plus de 35 000 étudiantes et étudiants. Elle est implantée dans 4 départements, 8 villes et est répartie sur 11 sites pour une superficie de 264 hectares.
L’établissement est engagé dans la construction du site toulousain à travers la future transformation en Grand Etablissement en capacité de coordonner, à l’issue de la période d’expérimentation, la stratégie de recherche et de formation du site. La construction de l’EPE implique vingt établissements associés ou partenaires de l’enseignement supérieur et organismes nationaux de recherche, deux établissements de santé et d'autres organismes. Pour atteindre cet objectif, elle s’inscrit dans une feuille de route partagée avec ses établissements associés et partenaires et également dans un plan de transition visant à intégrer d’ici le 31/12/2027 les activités et moyens actuellement portés par la Comue de Toulouse.
Le Service Universitaire des Activités Physiques et Sportives (SUAPS) est un service commun de l’Université de Toulouse. Il met en œuvre la politique sportive de l’établissement au bénéfice des étudiantes, étudiants et personnels, dans le cadre des missions définies par le décret n°2018-646 du 18 juillet 2018 relatif aux services universitaires des activités physiques et sportives.
Le SUAPS assure :
- L’organisation des enseignements sportifs intégrés aux maquettes de formation (UE optionnelles).
- Le développement de la pratique volontaire et du sport pour tous.
- L’accompagnement des sportifs de haut niveau.
- Le déploiement d’actions sport-santé et de prévention.
- L’organisation d’événements sportifs institutionnels.
Le service fonctionne en articulation étroite avec :
- Les composantes de formation et leurs secrétariats pédagogiques.
- Les services centraux (DRH, DFVU…).
- Les partenaires fédéraux (FFSU, clubs et fédérations sportives).
Positionnement dans l’organisation : Le poste est implanté au Pôle Sport, site central des activités du SUAPS.
Rattachement hiérarchique : N+1 : Responsable administrative du SUAPS.
Le/la gestionnaire travaille en lien fonctionnel direct avec :
- Le Directeur du SUAPS et l’équipe des enseignants du service.
- L’équipe administrative et technique du service
- Les services RH et financiers.
- Les secrétariats pédagogiques
Le poste n’implique pas d’encadrement hiérarchique, mais comporte une responsabilité opérationnelle forte. Il constitue un point nodal du fonctionnement administratif et numérique du service, notamment sur :
- La fiabilité des données d’inscription et de notes.
- La conformité des procédures administratives.
- La coordination des flux d’information entre enseignants, étudiants et services centraux.
La fonction exige donc une capacité à évoluer dans une organisation transversale, avec des interlocuteurs multiples, et à sécuriser des processus sensibles (inscriptions pédagogiques, notes, dossiers RH, licences).
Mission
Le/la gestionnaire assure un rôle central dans le fonctionnement du SUAPS. Le poste combine gestion administrative, pilotage opérationnel des outils numériques, suivi pédagogique et appui à la communication.
1. Pilotage et gestion des outils numériques du service
- Le poste comporte une forte dimension informatique. La personne recrutée devra :
- Administrer le serveur d’inscription (paramétrage complet des campagnes, calendriers, activités, niveaux, lieux, méthodes d’inscription).
- Assurer la gestion et le paramétrage des logiciels internes (Apsolu, Celcat, outils de scolarité).
- Structurer et fiabiliser les bases de données (inscriptions, notes, suivi hors site).
- Préparer les clôtures de notes et les exports vers les scolarités.
- Participer à l’optimisation des processus numériques et à l’amélioration continue des procédures.
- Être confirmé.e sur les usages bureautiques avancés (Excel structuré, tableaux de suivi, extraction de données, publipostage, etc.).
Une maîtrise solide des outils numériques est indispensable. Une capacité à comprendre les logiques de paramétrage et d’interconnexion des systèmes est attendue.
2. Suivi pédagogique des Unités d’Enseignement
- Réception et vérification des inscriptions.
- Coordination avec les enseignants pour les listes définitives.
- Contrôle de la saisie des notes et transmission aux secrétariats pédagogiques.
- Interface avec les composantes de l’université.
3. Gestion administrative RH
- Constitution et suivi des dossiers de vacataires et contrats étudiants.
- Vérification des pièces justificatives.
- Transmission des dossiers complets à la responsable administrative.
4. Accueil et relation usagers
- Accueil physique et téléphonique du public.
- Gestion des mails du service.
- Information des étudiants, personnels et partenaires.
5. Communication et événements
- Mise à jour du guide des activités et diffusion et gestion des inscriptions.
- Appui à l’organisation d’événements (village sport, olympiades, cérémonie des sports).
6. Missions complémentaires
- Gestion administrative des licences sportives (FFSU, FFME).
- Suivi des événements.
- Appui ponctuel aux autres gestionnaires en cas de besoin.
Conditions générales du poste :
· Catégorie du poste : C
· Corps de recrutement : ATRF
· Quotité de travail : 100 %
· Date de prise de fonctions souhaitée : Au plus tôt
· Poste ouvert aux titulaires et contractuels
· Type de contrat proposé et durée pour les contractuels : CDD 1 AN
· Localisation géographique : Université de Toulouse
· Groupe RIFSEEP ou cotation poste : 1
· Rémunération :
Pour les titulaires : en fonction de la grille indiciaire + montant IFSE 310 €+ modulation grade
Pour les contractuels : elle est comprise entre 1801.74 € et 1900.19 € en fonction de leur expérience sur des fonctions similaires + Montant cotation du poste 178€.
Profil
Connaissances :
- Fonctionnement de l’environnement universitaire.
- Connaissances sur le système sportif peut être un plus
- Procédures administratives et pédagogiques.
Savoir-faire technique :
-Maîtrise avancée d’Excel (formules, tableaux structurés, extraction de données).
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, PowerPoint).
- Capacité à administrer un logiciel métier (paramétrage, logique de données, structuration).
- Aisance avec les environnements numériques multiples et les plateformes internes.
- Compétences de création et mise en page de dossier.
- Rigueur dans le traitement et la sécurisation des données.
Le poste nécessite une autonomie forte dans la compréhension et la gestion d’outils numériques complexes. Une simple maîtrise « utilisateur » ne sera pas suffisante.
Savoirs comportementaux :
- Très bonnes compétences relationnelles.
- Capacité à travailler en équipe dans un environnement collaboratif.
- Sens de l'organisation et priorisation des tâches.
- Capacité à rendre compte à la hiérarchie.
- Réactivité et fiabilité.
- Sens du service public.
La dimension relationnelle est déterminante : le poste implique un contact quotidien avec des enseignants, des étudiants, des partenaires fédéraux et des services administratifs. L'esprit d'équipe et la qualité des interactions sont essentiels.
Diplôme requis : BAC
Expérience souhaitée : Débutant.e
Politique sociale et avantages :
· Contributions aux frais de transport en commun
· Congés jusqu’à 55 jours/an pour les contrats > à 10 mois
· 3 Options de temps de travail (si contrat > à 10 mois):
o 39h10 => 55 jours de congé, 38h15 => 50 jours de congé, 37h20 => 45 jours de congé
· Possibilité d’aménagement du temps de travail
· Télétravail possible en fonction du poste
· Possibilité aménagement du poste de travail pour les personnes handicapées
· Formations et dispositif d'accompagnement à la prise de fonction managériale
· Contributions à la complémentaire santé – Mutuelle obligatoire à compter du 1er mai 2026
· Subvention restauration collective
· Chèques vacances
· Service social
· Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)
· Activités sportives et culturelles
· Établissement engagé (QVT, handicap, parité, diversité)
· Facilité d’accès (métro, bus, périphériques, téléphérique et petits commerces)
· Événements et conférences scientifiques (Journée des personnels, Afterwork, Conférences…)
· Crèche
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