Vos principales missions
Soutien administratif & financier/comptable
* Collecter, classer et transmettre les pièces comptables aux experts-comptables.
* Préparer les relances, les paiements, les justificatifs.
* Organiser les dossiers de recherche, banques, dettes SPV.
* Vérifier la cohérence des imputations analytiques (corporate / projet / SPV) et alerter en cas d'anomalie ou de pièces manquantes.
* Centraliser les justificatifs financiers (factures, conventions, contrats) nécessaires aux contrôles, audits et demandes de subventions.
* Sage : saisie comptable et notes de frais.
Suivi des filiales & corporate
* Création administrative de société (INPI), Kbis, formalités Infogreffe.
* Organiser les dossiers juridiques (statuts, PV, AG, comités).
* Centraliser les pièces financières et administratives requises par les banques et partenaires financiers.
* Assurer le suivi documentaire des dettes SPV (contrats de financement, échéanciers, garanties, DSRF, covenants documentaires).
* Préparer les éléments nécessaires aux reportings financiers périodiques exigés par les prêteurs.
* Archiver de manière sécurisée l'ensemble des documents financiers et contractuels liés aux financements.
* Planifier et suivre les calendriers juridiques (AG, CA, obligations annuelles).
Datarooms & documentation
* Organisation et mise à jour des datarooms (banques, investisseurs, Vivépic).
* Classement et préparation des pièces requises.
Assurances & flotte
* Gérer la flotte automobile : suivi des contrats, déclarations de sinistres, gestion des amendes, renouvellement ou restitution des véhicules.
* Centraliser et mettre à jour le tableau de suivi des assurances pour l'ensemble des entités :
o Responsabilité Civile Professionnelle (RC Pro)
o Responsabilité Civile des Mandataires Sociaux (RCMS)
o Décennale (AMO / BE)
o Tous Risques Chantier et Montage Essais (TRCME)
o Assurance Exploitation
o Assurance Homme Clé
* Suivre les échéances, attestations et renouvellements, en lien avec les assureurs et courtiers.
* Préparer les éléments nécessaires aux déclarations assurantielles demandées par les financeurs.
Téléphonie & IT
* Assurer le suivi des lignes téléphoniques (Orange Business, Orange Pro) : abonnements, résiliations, contrôles des factures.
* Gérer le parc informatique :
o PC, téléphones, périphériques
o Attribution du matériel aux collaborateurs
o Suivi des entrées/sorties
o Administrer les licences logicielles et accès aux outils (finance, juridique, data, collaboration).
o Garantir la cohérence des droits d'accès aux outils internes (création, modification, suppression).
* Participer à la structuration progressive des process IT et cybersécurité de base.
Administration RH
* Assurer la gestion administrative du personnel en lien direct avec le Directeur Général et le cabinet de paie.
* S'assurer de la tenue à jour du SI RH (paie, congés, temps, entrée/sortie, évolutions contrats, documents).
* Gérer administrativement les relations avec les organismes sociaux et la médecine du travail.
Appui équipes
* Vérification des tableaux d'aide à la décisions, report de chiffres lors des moments clés.
* Aide à la complétude des dossiers Enedis.
* Maintien à jour des documents d'entreprises partagés aux tiers (kbis, RIB etc).
* Pédagogie aux équipes sur les outils RH, ERP, CRM, PPM, finance.
Vous intervenez dans un environnement multi-sociétés, à forte intensité financière et réglementaire.
Expériences attendues
* 2 à 5 ans d'expérience en tant qu'assistant(e) DAF / office manager finance / administration financière.
* ADV, avec un passif ou une expérience en comptabilité
* Expérience dans un environnement multi-sociétés / holdings
* Travail régulier avec experts-comptables, banques, BPI, avocats, assureurs.
* Gestion administrative et juridique courante des sociétés (création, AG, PV).
Compétences techniques
* Bases solides en comptabilité et gestion (factures, TVA, paiements, relances).
* Suivi administratif des financements et dettes SPV.
* Gestion des formalités juridiques et de la vie sociale des sociétés.
* Suivi des assurances (RC Pro, RCMS, Décennale, TRC).
* Organisation de datarooms et documentation finance/juridique.
* Maîtrise parfaite d'Excel, PowerBI et des outils collaboratifs (Drive, SharePoint, Yousign).
* Maîtrise d'ERP type SAGE (SAGE INTACCT) et de PPM type ZOHO.
* Bonne compréhension des obligations sociales courantes.
Compétences comportementales
* Rigueur, fiabilité et sens du détail.
* Organisation et priorisation en environnement multi-projets.
* Discrétion et confidentialité.
* Autonomie et capacité à structurer des process.
* Un goût pour l'automation et l'utilisation de nouveaux outils.
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