Secrétaire intendant/e

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans. Temps de travail Temps non complet, 17h30 hebdomadaire Télétravail Non Management Non Descriptif de l'emploi L’Établissement Public Territorial du Bassin versant de l’Ardèche a été créé le 1er janvier 2018 par la fusion des syndicats de rivière « Ardèche Claire », « Beaume Drobie » et « Chassezac ».
L’EPTB Ardèche est composé de 10 communautés de communes et une communauté d’agglomération du bassin versant de l’Ardèche. Il a compétence dans le domaine de la gestion globale et équilibrée de l’eau, des milieux aquatiques et des espaces naturels. L’action est toujours guidée par l’intérêt général.

L’EPTB Ardèche assure l’animation de plusieurs procédures :
• le SAGE du bassin versant de l’Ardèche qui donne les orientations générales de la politique de l’eau,
• des programmes d’actions sur diverses thématiques : inondation (PAPI), ressource en eau (PTRE), milieux aquatiques (Contrat Eau et Climat), biodiversité (Espaces Naturels Sensibles).

L’EPTB est administré par un Comité Syndical d’élus.
Les services de l’EPTB sont constitués d‘une équipe d’une vingtaine d’agents, environ 15 avec des fonctions techniques et 5 avec des fonctions administratives et financières. Selon les actions, tous les agents sont amenés à travailler en collaboration, dans une logique fonctionnelle.

Le syndicat recrute un adjoint administratif pour son service administration générale (temps non complet 50%).
Ce poste est placé sous l’autorité de la responsable du service administratif et financier. Missions / conditions d'exercice Les principales missions suivantes lui sont confiées :

--Secrétariat en complément/appui du poste à temps plein de secrétaire dont :
• toutes tâches de secrétariat en fonction des besoins (enregistrement et suivi du courrier/courriel, accueil physique ou téléphonique, frappe de correspondances, mise à jour de bases de données,...)
• suivi de l’archivage :
▪ gérer l'archivage des documents administratifs
▪ organisation et gestion des archives
▪ tenue des registres d'archivage
• intendance des réunions : réservation de salles, approvisionnement, mise en place…

--Intendance : gestion et suivi des moyens généraux de la structure dont :

-consultation des prestataires pour les marchés ayant trait au fonctionnement de l’établissement dont :
▪ approvisionnement en fournitures,
▪ entretien des véhicules,
▪ entretien et maintenance des locaux (chauffage/climatisation, VMC,…) et des équipements (téléphonie, internet, copieur,….)
▪ sécurité en appui à l’assistant de prévention (vérification par prestataire des installations électriques, des extincteurs et de l’alarme incendie,…),

-suivi de l’exécution des contrats passés avec les prestataires, des échéances et du besoin en renouvellement
-interface entre les utilisateurs et les prestataires en maintenance
-assurer le bon fonctionnement des équipements : recherches de solutions adaptées au fonctionnement et aux besoins du syndicat
-économie d’énergie : proposer la réalisation de diagnostics et d’actions

Poste basé à Vogüé
Temps non complet : 17 h30/semaine Profils recherchés Profil recherché
-Expérience et formation
• Formation en secrétariat gestion ou administration
• Expérience appréciée en collectivité
• Permis B indispensable

-Compétences techniques
• Connaissances indispensables des outils de bureautique : traitement de texte, tableur, messagerie électronique et téléphonie
• Maîtrise du publipostage
• La connaissance des collectivités territoriales (fonctionnement, marchés publics,…) serait un plus

-Savoir-faire
• Analyser les problématiques et être force de proposition
• Aptitude à la rédaction de documents
• Respecter les consignes, les procédures et la réglementation
• Savoir prioriser et s’organiser en fonction des situations
• Travailler en équipe, écouter
• Prendre des initiatives adaptées et respectueuses des procédures
• Savoir rendre compte

-Savoir-être
• Implication
• Réactivité
• Autonomie
• Ingéniosité
• Rigueur
• Dynamisme
• Curiosité
• Esprit d’équipe
• Ponctualité
• Discrétion