Office manager

Rattaché(e) à la Secrétaire Générale, vous serez en charge, pour toutes les filiales françaises des missions :

Gestion du standard et de l’ouverture de la porte ;

Accueil des visiteurs (installation, proposition eau ou café) ;

Préparation des postes de travail des nouveaux collaborateurs en collaboration avec le service informatique et le service RH ;

Communiquer aux nouveaux collaborateurs les politiques et règles internes à la société (hygiène, fonctionnement alarme, règle accès bâtiment, règles utilisation véhicule de société, règles déplacements).

* Achats des fournitures et biens nécessaires au fonctionnement des locaux ;
* Gestion des stocks des petits consommables (bouteilles d’eau, café, toners d’imprimante…) ;
* Inspection bi-hebdomadaire des locaux afin d’identifier les éventuels dysfonctionnements et risques pour les salariés, les collecter et traiter avec les services et/ou tierce parties concernées ;
* Tenue des salles de réunion ;
* Réception et contrôle des commandes ;
* Rangement des locaux ;
* Organisation des vérifications et contrôle réglementaires liés aux locaux ;
* Coordination des petits travaux (devis, organisation intervention, communication salariés, supervision et contrôle) ;
* Collecte des informations nécessaires à nos déclarations obligatoires liées aux locaux (OPERAT…) ;
* Suivi des diverses prestations nécessaires au bon fonctionnement des locaux (ménage, alarme…) ;
* Assistanat à la Direction ;
* Mise en forme et rédaction de courriers ;
* Gestion du courrier et colis (envoi et réception) ;
* Traitement des demandes de déplacement des collaborateurs du siège et agences ;
* Courses diverses ;
* Organiser de petits évènements ;
* Validation des factures fournisseurs (sur son périmètre) et transmission au service comptabilité ;
* Support administratif aux autres services ;
* Classement et archivage des documents du service ;
* Gestion de l’outil CARFLEET et de sa mise à jour permanente ;
* Gestion de l’affectation d’un véhicule et carte essence ;
* Gestion de la facturation pour chaque véhicule et carte essence ;
* Gestion du parc automobile de manière anticipée (prolongation de leasing, révisions et contrôle techniques…) et optimale ;
* Demandes de devis et suivi des commandes des véhicules auprès des fournisseurs ;
* Inspection régulière des véhicules réceptionnés et affectés ;
* Prise de rendez-vous avec les garages et sociétés de contrôle ;
* Organisation des restitutions de véhicules aux sociétés de leasing ;
* Gestion des amendes, contraventions et déclaration de sinistres ;
* Sensibilisation des conducteurs à la sécurité routière et à la charte véhicule du groupe ;
* Entretien des véhicules ;
* Benchmark des véhicules de sociétés et des sociétés de leasing ;
* Alerte de la Direction de tout évènement anormal concernant la flotte.


MISSIONS RELATIVES A LA QUALITE, SANTE, SECURITE, ET L’ENVIRONNEMENT

En tant que salarié de MCA INGENIERIE, l’Ingénieur d’Affaires Confirmé est un acteur de la politique qualité, santé, sécurité et environnement du groupe MCA. Ses missions les plus courantes sont :

* Appliquer le Système de Management QSSE de MCA INGENIERIE ainsi que celui en vigueur dans son secteur ;
* Prendre connaissance des risques liés à ses activités (DU, Plans de prévention, habilitations et formations nécessaires) et appliquer et faire appliquer les mesures de prévention (port des EPI/EPC, respect du Plan de Prévention, des modes opératoires et des consignes de sécurité) mises en place pour sa sécurité et celles des autres ;
* Respecter les règles de tri des déchets en application chez MCA INGENIERIE et le Client, si le site Client lui en donne la possibilité ;
* Signaler au service QSE tout dysfonctionnement ou situation anormale relatif à la qualité, la santé, la sécurité et l’environnement des salariés ;
* Informer le service QSE de toute communication du Client concernant la qualité, la santé, la sécurité et l’environnement des prestataires ;
* Participer à l’atteinte des objectifs QSE annuels déterminés par MCA INGENIERIE ;
* Participer aux remontées terrain lors des audits qualité, santé, sécurité et environnement ou bien des entretiens individuels avec son manager ou encore par le biais de l’Intranet.

Cette liste n’est pas exhaustive, et d’une manière générale, il répond aux questions et intervient sur tous types de dossiers ayant trait à ses activités commerciales, au suivi de ses consultants et au suivi de ses missions/affaires.


Caractéristiques de l'emploi


Catégorie emploi

Je suis titulaire de la Reconnaissance de la Qualité de Travailleur Handicapé (RQTH). *

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