Mission générale :
Assurer le secrétariat du service de santé au travail avec rigueur, confidentialité et amabilité, contribuer au bon fonctionnement et à l’organisation du service de santé au travail.
Assurer le bon fonctionnement administratif du service de santé au travail et contribuer au suivi des dossiers médicaux des salariés.
Responsabilités principales :
1. Accueil et orientation :
- Accueil physique et téléphonique les salariés avec amabilité et confidentialité
- Savoir orienter les salariés vers les différents interlocuteurs du service
- Répondre aux appels téléphoniques et aux demandes d'informations
- Prise de RDV
- Faire les transmissions quotidiennes aux membres de l’équipe du service
2. Gestion administrative :
-Assurer la gestion des courriers administratifs
- Assurer la gestion administrative des dossiers médicaux des salariés : gestion des convocations, préparation des dossiers, classement, archivage régulier, maitrise des logiciels et mise à jour quotidienne
Gérer les convocations des salariés pour les différentes visites règlementaires quotidiennement (visite d'information et de prévention (VIP), visite médicale d'aptitude, visite de suivi individuel, visite de reprise de travail, à la demande du salarié ou de l’employeur, visite de préreprise…)
- Saisir et mettre à jour les données dans le système informatique dédié (Préventiel) ainsi que dans les autres bases de données informatiques
- Préparer et organiser les visites médicales, en coordination avec le médecin du travail et la cadre du service.
- Planifier les rendez-vous selon les projections annuelles et les réunions de service
- Gérer les agendas et les consultations du médecin du travail, de la psychologue du travail et des organisations, de l’interne et des 2 infirmières.
- Participer à diverses réunions et faire les comptes-rendus de réunion
-Assurer les commandes de matériels bureautiques, pharmacie et brochure de prévention
3. Suivi des visites médicales :
- Assurer le suivi administratif des visites médicales (convocations, relances, gestion des absences).
- Préparer les dossiers médicaux des salariés à présenter au médecin du travail lors des consultations et à la psychologue du travail et des organisations
- Renseigner les salariés sur les modalités pratiques des visites du service de santé au travail
4. Communication :
- Assurer la communication interne au sein du service et avec les autres services selon l’organisation du service
- Réaliser la diffusion des informations relatives à la santé au travail
- Participer à l'organisation d'événements ou de campagnes de sensibilisation en lien avec la santé au travail.
5. Veille réglementaire :
- Se tenir informé des évolutions réglementaires et des bonnes pratiques en matière de santé au travail.
- Mettre à jour les procédures administratives en fonction des changements législatifs.
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