Vos missions en quelques mots Description du poste : Sous l'autorité de la directrice du pôle des services à la population, composé des services suivants : État Civil (1 personne), Élection (1 personnes), Formalités Administratives (4 personnes), Cimetière (3 personnes), Accueil (5 personnes) et France service (3 personnes), vous serez amené(e) à assurer des missions variées d’encadrement, de gestion administrative et juridique (officier d'état civil délégué). Votre sens de la rigueur et une appétence pour le service public vous destine à ce poste ! Poste opérationnel et en lien direct avec la population, vous aurez en charge des missions variées : l’encadrement des différents services, la mise en place de procédures administratives, la rédaction d'actes officiels, l'organisation des élections, l'accueil des familles en deuil nécessitant une expertise certaine en état civil, législation funéraire Au quotidien, vous assisterez la directrice du pôle des services à la population dans ses missions administratives et assurez la responsabilité du pôle en son absence. Missions / conditions d'exercice À ce titre, vos missions principales sont les suivantes : Management : Encadrement des services et prévisionnel charge de travail. État Civil : rédiger et contrôler les actes, préparer et mener les auditions, mettre à jour les registres Élections : gérer le fichier électoral, organiser les scrutins, gérer les refontes électorales, les jurés d'assises, organiser la commission de contrôle des listes électorales Cimetières : attribuer les concessions et encaisser les montants correspondants, gérer les reprises administratives, rédiger des arrêtés et des autorisations, tenir à jour les différents registres (exhumations, dispersion) Titres d'identité : organiser et gérer le logiciel de demandes de rendez-vous, gérer les cartes ANTS Recensement : organiser et superviser son déroulement Secrétariat administratif : saisir des courriers/notes/rapports etc., enregistrer et gérer le planning des congés des agents, suivre le budget, élaborer et suivre les guides de procédure, tableaux de bord, assurer une veille réglementaire etc. Profil recherché Profils recherchés Compétences requises : Expérience confirmée dans les missions décrites ci-dessus, titulaire d'un bac à bac 3 en gestion administrative - idéalement de droit public. Connaissance du fonctionnement et de l'environnement territorial, des grands principes financiers et budgétaires. Maîtrise des outils bureautiques : pack office Windows et des logiciels métier idéalement (Gescime, Civil Net-Elections, cityweb). Maitrise du Code civil, du Code Électoral, de la législation funéraire et des procédures administratives (recensement citoyen, titres d'identité, légalisation de signatures) Nous comptons sur votre rigueur, votre efficacité, vos capacités d'organisation et d'adaptation au profit du bon fonctionnement du service et de la qualité des réponses apportées au public. Nous apprécierons votre dynamisme, votre esprit d'équipe, votre discrétion professionnelle compte tenu des informations traitées.
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