Secrétaire des formations cadres h/f

Introduction

Sous l’autorité des responsables des formations Cadres, vous assurez le secrétariat de ces filières et participez au suivi administratif et pédagogique des apprenants depuis leur entrée en formation jusqu’à la diplomation.


Missions principales (liste non exhaustive)


Assurer le suivi administratif du parcours des étudiants

* Réceptionner les dossiers issus du service du parcours de l’apprenant après l’admission.
* Créer et alimenter les dossiers étudiants.
* Réaliser le trombinoscope et le suivi des cartes étudiants.
* Préparer les documents de rentrée.


Assurer le suivi des séquences pédagogiques

* Participer au processus de programmation et planification.
* Préparer, assurer le suivi des réunions et commissions liées à l’organisation pédagogique.
* Transcrire les éléments de programmation dans le logiciel métier (Aurion) et en assurer le suivi et la mise à jour.
* Répartir les apprenants en groupes, transmettre les informations (emplois du temps et salles) aux apprenants, intervenants et membres de l’équipe pédagogique.
* Assurer le suivi de l’émargement électronique via SoWeSign.
* Informer le service du parcours de l’apprenant de toute modification du parcours.
* Élaborer et transmettre les attestations ECTS.
* Préparer et suivre les conventions de stage des étudiants en formation initiale et des alternants sous contrat de travail.
* Contribuer au développement et à la gestion des espaces de cours et des inscrits des filières sur la plateforme Moodle.
* Assurer la gestion et le suivi des enquêtes (satisfaction, insertion professionnelle …).


Gestion administrative des intervenants extérieurs

* Assurer le suivi des intervenants extérieurs (dossier formateurs occasionnels, documents administratifs, contrats de travail des formateurs occasionnels ou bons de commande des prestataires …).


Accueil, communication, autres

* Assurer l’accueil physique et téléphonique des filières.
* Traiter les courriers, mails et questionnaires des filières, créer de nouveaux outils.
* Participer à l’organisation logistique d’événements, aux réunions institutionnelles internes.
* Contribuer à la mise œuvre de la démarche qualité en conformité avec la certification Qualiopi.


Qualifications

Bac avec une expérience d’au moins 3 ans sur un poste similaire ou Bac+2 avec une première expérience professionnelle. Une expérience en organisme de formation est souhaitée.


Compétences techniques

* Maîtrise des techniques de secrétariat et des outils bureautiques (Office 365) et aisance démontrée sur les applications informatiques.
* La connaissance du progiciel Aurion et/ou de la plateforme Moodle serait un plus.


Compétences comportementales

* Sens du contact
* Diplomatie
* Aptitude à travailler en équipe
* Capacité d’adaptation
* Sens de l’anticipation et de l’organisation
* Autonomie
* Rigueur, confidentialité, discrétion
* Gestion commerciale.


Processus de recrutement

Si votre candidature est retenue, un premier entretien à distance sera planifié avec notre service recrutement. Lors de ce premier entretien, une estimation salariale vous sera communiquée en lien avec votre niveau d’études et expérience professionnelle.

A l’issue de cet entretien, si l’intérêt mutuel est confirmé, un second entretien aura lieu sur notre site de Paris avec la responsable de filière (1 heure environ) suivi de tests à réaliser (durée estimée à 50 minutes).


J-18808-Ljbffr