L'Assistant.e de gestion participe à la gestion quotidienne d’une PME. A ce titre, il ou elle apporte un soutien opérationnel à l’encadrement dans le traitement des activités et leurs suivis. Ce poste polyvalent intervenant sur toutes les fonctions du groupe et ses filiales (administration générale, services supports, sécurité, achat, …) garantit la fiabilité des informations traitées, la conformité des procédures et la fluidité des activités internes.
Administration générale
1. Traiter le courrier entrant et sortant
2. Gérer les fournitures administratives, les stocks et les consommables divers liés au bâtiment collecter les besoins, passer les commandes, négocier les prix, entretenir le lieu de stockage, tenir des tableaux récapitulatifs
3. Rédiger et/ou mettre en forme des documents, comptes rendus et supports internes/externes
4. Création de documents/supports visant à fluidifier la communication
Accueil et services généraux - Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs, clients, fournisseurs et partenaires - Mettre en place un document de suivi de l’activité - Réceptionner et distribuer les colis selon les procédures en vigueur
Achats - Réaliser les bons de commandes et leurs suivis selon les procédures qualité en vigueur - Passer les commandes de produits spécialisés sous le contrôle d’un «expert» - Vérifier et saisir les bons de livraisons - Assurer les relations fournisseurs : relance, modification de commande, suivi des avancements de commandes - Actualiser les données dans les fichiers correspondants (fournisseurs, devis, …)
Comptabilité Gestion - Enregistrer des documents comptables - Assurer des relances
Sécurité - Veiller au suivi des registres obligatoires (sécurité, incendie, équipements) - Participer à la sensibilisation du personnel aux côtés des référents sécurité (consignes, affichages, formations) - Assurer la gestion et le suivi des prestataires pour la maintenance du batiment (Ascenceur, portail, toiture, alarmes, ventilation, incendie, contrôle éléctrique)
Qualité, ressources humaines et juridique - Peut être amené.e à participer à l’archivage de documents, la mise à jour de dossiers/documents, la rédaction de procédure sur les périmètres de la qualité, les ressources humaines et le juridique - Peut être amené.e à préparer des éléments administratifs et/ou règlementaires pour les audits, projets transverses ou instances
Disposer d’une formation généraliste couvrant un ou plusieurs des champs suivants : administratif, comptabilité, gestion commerciale, communication
Connaître les différentes techniques comptables
Connaître les règles de sécurité et des normes qualité (un plus) Anglais (savoir tenir une conversation)
Maîtriser les outils bureautiques (word, excel, power point, outlook)
Maîtriser les techniques d’accueil et de communication (écrit et oral)
Savoir faire preuve de rigueur dans le recueil et le traitement des données
Savoir travailler en multi-services et suivre plusieurs activités en simultané Savoir anticiper les échéances
Savoir faire preuve de discrétion
Savoir rendre compte
Savoir collaborer avec des intervenants différents (s’inscrire dans une relation client/fournisseur)
Savoir faire preuve d’autonomie Savoir formuler des propositions
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