Assistant administratif - vacation (h/f)

Référence CSP: 2026-2150756
Les principales missions sont :

—l’appui direct aux différentes unités du service: organisation de réunions, suivi du courrier, pré-tri des dossiers;
—la participation aux réunions de suivi des dossiers ;
—la gestion de la boîte aux lettres numérique;
—la prise de RDV pour les commissions administratives suivies par le service ;
—la pré-instruction en matière de droit des sols: préparation des dossiers, lister les contraintes pour l’instructeur à l’aide d’un logiciel métier ;
—les prises de contact avec les interlocuteurs extérieurs au service ;

Secrétariat et organisation administrative:
— gérer la prise de rendez-vous pour les réunions, en lien avec les unités, et préparer les invitations le cas échéant ;
— réaliser un pré-tri des dossiers ADS (autorisations du droit des sols) et assurer l’intendance des dossiers avant leur entrée dans le circuit d’instruction ;
— gérer la boîte électronique fonctionnelle du service ;
— suivre proactivement les délais sur les avis et procédures à enjeu;
— assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs du service ;
— organiser la logistique interne : fournitures, réservation de salles, préparation des réunions ;
— suivre les congés du service pour le compte du responsable ;
— assurer l’archivage papier et électronique des courriers et documents traités ;
— tenir à jour un tableau de suivi des courriers et documents transitant au sein du service ;
— préparer, mettre en forme et transmettre les courriers à signature (direction, préfet) ;
— mettre à jour et organiser les archives du service.
Vous serez placé sous l’autorité du responsable du service.

Contacts internes:
—Liaisons fonctionnelles internes;
—Chefs d’unité;
— SGCD;
— Autres services de la DDTM

Collaborateurs réguliers:
—Agents et cadres
—Relations avec l’extérieur;
—Les services de la Préfecture ;
—Les services de l’État;
—Les acteurs de l’aménagement et bureaux d’études;
—Les usagers et les élus, collectivités.