Agent administratif de direction - ccas villeneuve les beziers

Vos missions en quelques mots Gestion administrative interne de l'EHPAD et soutien de la direction dans le pilotage de l’activité. Assurer une activité administrative, comptable et vérifie les dossiers administratifs des résidents. Organise l’agenda, le planning et les réunions internes avec comptes-rendus. Seconde la direction dans le bon fonctionnement de l’établissement. Exerce ses missions sous la responsabilité et l’autorité de la directrice. • Réceptionner, enregistrer et transmettre les courriers aux personnes concernées, • Assurer la tenue du standard, analyser la demande de son interlocuteur, le renseigner ou l’orienter vers un autre membre de l’équipe, • Accueillir et transmettre tous les renseignements concernant le dossier d’admission à la direction et à l’IDEC, • Présenter le fonctionnement de l’établissement et le faire visiter si nécessaire, • Réaliser les formalités administratives lors d’une entrée ou une sortie d’un résident, • Tenir à jour les entrées/sorties des résidents, • Assurer la gestion administrative des dossiers des résidents, • Constituer des dossiers d’aides (APL), • Traiter le courrier, • Archiver les documents pour suivi, • Transmet les informations ou messages aux personnes ou services concernés, • Saisie de la comptabilité courante, • Assiste la directrice dans les divers projets et activités de l’établissement. • Participe à la vie de l’établissement, • Assiste aux réunions pour la prise de notes et réalise la frappe des compte- rendus des réunions, validés ensuite par la directrice ou l’IDEC, • Assure la gestion administrative des dossiers des personnels (paie, maladie, dossiers individuels…), • Aide à l’élaboration du planning mensuel du personnel, • Favorise la communication et la circulation des informations au sein de l’établissement tout en respectant la confidentialité nécessaire, • Responsable de la facturation mensuelle des résidents et du suivi, • Aide à l’établissement du plan de formation annuel, • Effectue divers travaux de classement. • Doit faire valider systématiquement à la directrice ou à l’IDEC tous les documents sortants, • Travaille en collaboration avec les services connexes de la mairie. Profil recherché • BAC ou niveau • Maîtrise du standard téléphonique, • Bonne intégration de l’organisation de l’établissement, • Connaissances bureautiques (frappe documents) : Word, Excel, Outlook essentiellement, Powerpoint éventuellement. • Base de la comptabilité M22 • Bonne présentation, devoir de réserve, • Rigueur, sens de l’organisation, • Patience, courtoisie, • Discrétion et confidentialité : traits de caractère essentiels.