Assistante opérationnelle & administrative h/f

Informations générales Entité Nous quand on pose des capteurs, c'est pas pour prendre notre fréquence cardiaque. C'est pour piloter les process industriels ou encore la production d'énergies renouvelables Filiale de SPIE France, SPIE Industrie accompagne la transition énergétique et transformation numérique de ses clients industriels. Grâce à sa connaissance fine des enjeux de production de ses clients et à son haut niveau de maturité sur l'ensemble des marchés, SPIE Industrie intervient dans la conception, la réalisation et la maintenance d'installations économes en énergie pour décarboner l'industrie. Avec plus de 3 400 collaborateurs et 115 implantations en France, SPIE Industrie offre une relation de proximité unique sur le marché, qui lui permet de proposer des solutions sur mesure à ses clients. Acteur global des transitions énergétique, numérique et industrielle, SPIE France, filiale du groupe SPIE, propose des solutions concrètes pour accompagner la décarbonation des bâtiments, des industries et des territoires. Pour mener à bien cette mission, SPIE France s'appuie sur ses 6 filiales, qui comptent 19 000 collaborateurs présents sur plus de 300 sites en France. Nous, c'est SPIE ! SPIE Industrie, reconnue comme une entreprise où il fait bon travailler par ses salariés, est certifié Great Place To Work® Référence 2025-41055 Domaine d'activité Transmission et distribution d'énergie Intitulé de la fonction / poste Assistante Opérationnelle & Administrative H/F Type de contrat Durée indéterminée Nature de contrat Temps plein Statut Employé / Technicien / Agent de Maîtrise / Maîtrisé (CH) Votre mission Vous recherchez une entreprise agile et innovante, dans laquelle vous vous épanouirez au sein d'une équipe dynamique et compétente ? Le milieu industriel et ses défis 4.0 vous intéressent ? Alors, venez écrire votre nouvelle page chez SPIE Industrie ! Dans le cadre de notre développement, nous recherchons notre prochain : Assistant(e) Opérationnel(le) & Administratif(ve) – Service & Affaires H/F Rattaché au Service ENR de Toulouse, vous êtes l'appui clé de l’équipe : vous fluidifiez l’organisation, sécurisez l’administratif et soutenez l’exécution opérationnelle en milieu industriel. Vous êtes garant(e) de la qualité et des délais sur votre périmètre. Vous faites preuve d’agilité et d’un vrai sens du service. Vous serez amené à : - Piloter le volet administratif des appels d’offres : lecture DCE, constitution des dossiers (DC1/DC2, attestations), mise en forme et dépôt dématérialisé dans les délais. - Gérer l’ERP au quotidien : commandes, réceptions, facturation, notes de frais relances clients/fournisseurs. - Appuyer les opérations/production : pointage heures/matière, suivi des écarts & planning, préparation des dérogations horaires ; dossiers d’intervention et classeur chantier. - Gestion des déplacements des équipes(chantier, affaires,…) - Gestion des validités des habilitations et CACES et programmation des formations / renouvellement - Gestion de la documentation des ST étrangers et relance - Accompagner le parcours collaborateurs & moyens : intégrations/départs, dotations (EPI, téléphone, PC, véhicule), inventaires/SAV ; habilitations & visites médicales. - Contribuer au QHSE : aide aux plans de prévention, préparation d’audits, tenue et traçabilité des enregistrements. - Animer l’organisation & les outils : SharePoint/Teams, e-signature, modèles, petits workflows ; mise à jour du CRM (Salesforce). - Participer à la communication & aux événements : post LinkedIn (après validation), supports simples, logistique d’événements internes. Votre profil De formation administrative/gestion (ou équivalent), vous justifiez d’une expérience significative dans le domaine. Vous alliez rigueur, sens des priorités et proactivité. À l’aise avec Excel/ERP et la coordination multi-interlocuteurs, vous êtes reconnu(e) pour votre fiabilité, votre autonomie et votre sens du service. Votre savoir-être fera la différence : esprit d’équipe, communication claire, discrétion, envie d’apprendre. Vous avez envie d’intégrer une équipe dynamique avec un fort potentiel d’évolution et vous aimez le challenge ? Rejoignez-nous, ce poste est fait pour vous ! MIXITE Chez SPIE, nous sommes convaincus que la complémentarité des profils est créatrice de valeur. Forts de notre réseau mixte So’SPIE Ladies et de nos comités Handicap et RSE, nous favorisons la diversité, la mixité, les échanges intergénérationnels, l’inclusion et le maintien dans l’emploi des personnes en situation de handicap. AVANTAGES Et on allait oublier, même si nous savons que ce n’est pas votre unique motivation, nous offrons un package de rémunération comprenant : 13ème mois, prime vacances, participation, intéressement, actionnariat salarié, mutuelle et prévoyance, avantages CSE, gratification d’ancienneté, chèques CESU Localisation du poste Europe, France, Occitanie, TOULOUSE Lieu de travail Toulouse Critères candidat Niveau d'étude recherché C-Diplôme d'enseignement secondaire ( BAC ou équivalent ) (FR) / 3ième degré de l’enseignement secondaire (BE) Expérience minimum 3 ans ou plus Connaissances techniques souhaitées Excel à l’aise (tableaux croisés, formules ; Power Query en bonus) ERP (navigation fluide, saisies fiables, petites extractions) Teams & SharePoint (travail partagé, gestion documentaire, versions) Pack Office (Word/PowerPoint propres, modèles) Outils courants : e-signature, formulaires simples, CRM/portails (mise à jour & dépôts) Automatisations légères (Power Automate : notifications, classements) Cybersécurité & RGPD (bonnes pratiques de base) Appétence pour les outils d'IA apprécié Langue(s) de travail Français (E-Bilingue ou Langue Maternelle)