Vos missions en quelques mots ROLE - Assurer l’accueil du public - Assurer l’état civil - Assurer le secrétariat administratif MISSIONS ET RESPONSABILITES a) Accueil - Accueil sur place et téléphonique du public - Réception des plis marchés publics - Réception et expédition du courrier - Enregistrement du courrier arrivé b) Etat civil - Réception des déclarations et établissement des actes d’état civil - Etablissement des dossiers de mariage et des parrainages civils - Tenue administrative des registres d’état civil - Délivrance d’autorisations de fermeture des cercueils - Concessions du cimetière (vente, relève des concessions) c) Service à la population - Délivrance de documents administratifs - Gestion des débits de boissons - Gestion des affaires militaires et du recensement - Recherches généalogiques d) Autres - Réalisation des plannings - Tenue de plannings des salles - Transmission des demandes de prise de rendez-vous pour les permanences des services de la Mairie (CCAS) - Réalisation de travaux bureautiques - Tri, classement et archivage des dossiers En cas d’absence du 2ème agent d’accueil, les missions actuelles seront étendues à la fiche de poste de cette personne. En dehors des missions présentées, des tâches supplémentaires pourront être effectuées à la demande de l’autorité hiérarchique Profil recherché COMPETENCES EXIGEES PAR LE POSTE a) Connaissances théoriques - Connaissance de l’administration générale des collectivités territoriales - Connaissance des compétences propres de la Mairie et de son fonctionnement b) Connaissances techniques - Maîtrise de l’outil informatique - Techniques de secrétariat (dactylographie, prises de note) c) Aptitudes comportementales - Tenue correcte exigée - Discrétion, confidentialité - Autonomie, disponibilité - Partage et circulation de l’information d) Savoir faire - Accueillir le public avec amabilité - S’exprimer clairement - Reformuler les demandes dans un vocabulaire compréhensible de tous - Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence - Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques - Gérer les situations de stress - Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la Mairie
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