Assistant de direction des actions à la population (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers Finances > Procédure budgétaire et comptable Grade(s) recherché(s) Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Télétravail Oui Management Non Descriptif de l'emploi Sous l’autorité hiérarchique du Directeur des actions à la population, vous assurez l’organisation permanente de la Direction. Vous êtes également référente qualivilles. Missions / conditions d'exercice Sous l’autorité fonctionnelle du Directeur :
oGérer l’agenda du Directeur et du Chef de service (organisation des réunions, des déplacements, téléphone…)
oGérer les fournitures de la Direction (suivi des stocks, gestion des commandes, classement, distribution)
oSuperviser la gestion des plannings et le temps de travail des agents
oPréparer les documents de gestion administrative et financière de la Direction (bons de commande, suivi factures, préparation BP, BS, virements, suivi des demandes de la direction des ressources humaines)
oRédiger des projets de courriers, notes d’informations, comptes-rendus de réunion
oFaciliter la transmission d’informations au sein de la Direction.
oGérer les statistiques nécessaires à l’activité du service population (élaboration de tableaux de bord et suivi/analyse des résultats/ bilan d’activité : revue des projets),
oAssurer la logistique administrative et financière inhérente aux élections
oPréparer et coordonner le recensement de la population.
oConcourir au suivi des indicateurs du label QUALIVILLES pour la Commune.
oContribuer à la tenue de régies de recettes
oExtraire et transmettre à la Direction de la communication les listes d’état civil (naissances, mariages, décès)
oConcourir à l’ouverture et à la clôture des registres d’état civil Profils recherchés Connaissances et compétences
Maitrise exigée des logiciels bureautiques sur des applications avancées (base de données, tableaux croisés dynamiques, présentation de documents) - CIRIL (élections et finances); ACROPOLYS, INCOVAR
Maîtrise des techniques de secrétariat et de gestion administrative en collectivité
Maitrise de la gestion de plannings
Comptabilité publique
Capacités rédactionnelles - relecture (note, compte rendu)
Environnement territorial : notions d’état civil et d’accueil des usagers, droit de la famille et électoral

Aptitudes
Dynamisme, force de proposition, créativité
Organisation, rigueur
Adaptabilité, qualités relationnelles et sens du travail en équipe
Discrétion professionnelle et confidentialité