Rattaché(e) au responsable d'agence, vous l'accompagnez au quotidien dans la gestion administrative, organisationnelle et logistique de l'agence. Vous contribuez à la mise en oeuvre des actions de communication à destination des locataires et veillez à la bonne circulation de l'information au sein de l'agence. À ce titre, vos principales missions sont les suivantes : - Assurer le secrétariat courant du responsable d'agence : gestion des appels téléphoniques, du courrier, du classement, organisation des réunions et rédaction des comptes rendus. - Faciliter la diffusion de l'information au sein de l'agence : collecte et centralisation des informations, diffusion de notes internes, relances et interface avec les services du siège. - Gérer les relations externes de l'agence, notamment avec les fournisseurs, les administrations, les services de l'État et les associations ou amicales de locataires. - Mettre à jour et suivre les tableaux de bord liés à l'activité de l'agence (suivi des logements vacants, PL, etc.). - Assurer la gestion administrative du personnel de l'agence : suivi des congés, des absences et des plannings. - Mettre à jour les documents types de l'agence, en particulier les supports de communication destinés aux locataires. - Réceptionner et analyser les courriers afin d'en identifier la nature et d'en assurer le traitement approprié. - Orienter les demandes vers les interlocuteurs compétents. - Contrôler les courriers de réponse avant envoi, après signature du responsable d'agence ou de la Direction.
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