MISSIONS
Traiter et organiser l'ensemble des informations administratives et les relations internes et externes d'un secrétariat d'une direction fonctionnelle
Missions principales :
Réception, traitement et orientation des appels, messages téléphoniques, courriels - Traitement et mise en forme de documents, rapports, courriers, notes d'information - Classement et archivage des documents propres au secrétariat - Gestion de l'agenda du directeur et de l'attaché, de l'adjoint des cadres - Organisation de réunions - Accueil physique et prise en charge des agents de l'hôpital - Gestion des dossiers : CTE, conventions, tableaux de bord - Préparation et suivi d'autres dossiers (CAPL, Concours, ) - Reproduction de documents (dossier administratif des agents, ) - Gestion des fournitures du service et matériels de bureau (photocopieuse, fax) - Tri, distribution des bulletins de salaires et envoi à domicile - Gestion des stages - Mise à jour des imprimés utilisés par le service et de la documentation utilisée par l'encadrement (code du travail, fichier des emplois permanents, etc ) - Enregistrement du courrier DRH et dispatching
Missions secondaires :
Assurer le remplacement de la secrétaire de la Direction des Soins - Réception, traitement et orientation des appels, messages téléphoniques, courriels - Elaboration de courriers urgents - Gestion de l'agenda du directeur des soins - Accueil physique et prise en charge des agents de l'hôpital - Organisation des réunions - Enregistrement du courrier direction des soins - Assurer le remplacement de la secrétaire de la Direction - Réception, traitement et orientation des appels, messages téléphoniques et courriels - Elaboration de courriers urgents - Gestion de l'agenda du directeur
COMPETENCES REQUISES
Connait : - Techniques de secrétariat - Techniques d'accueil
Sait :
Utiliser les fonctionnalités avancées des logiciels informatiques (Word, Excel, Outlook, logiciels de bases de données )
Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome (courrier, procès-verbal, procédure, tableaux, plannings ) - Travailler en équipe - Organiser et prioriser les activités de secrétariat - Gérer les urgences - Faire preuve d'adaptabilité (liée aux procédures, à la règlementation, aux méthodes de travail )
RELATIONS HIERARCHIQUES
Est placée sous l'autorité du chef d'établissement et du Directeur des Ressources Humaines et des Affaires Médicales, de l'Attaché d'Administration Hospitalière et de l'Adjoint des Cadres
Horaires: 9h/17h
CDD Renouvelable, possibilité de stagiairisation
Experience: 1 An(s)
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planning du personnel,Assurer un accueil téléphonique,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Activités hospitalières
La Blanchisserie du GCSPA assure, dans le respect des normes et des procédures en vigueur :
La collecte du linge sale des divers établissements adhérents ou clients du groupement,
Le traitement de ce linge afin de le rendre propre, stockable et transportable
La livraison du linge propre aux utilisateurs.
La blanchisserie du GCSPA est sous la responsabilité de l'administrateur du GCSPA assisté d'un ingénieur
.sur la base de 35 heures par semaine du lundi au vendredi 6h15/13h15 ou 7h/14h
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