Assistant de gestion en immobilier (h/f)

AREFIM recrute un Assistant de gestion en immobilier (H/F).


Vos Missions

Vous assistez l’ensemble des directions dans le suivi administratif, technique, financier des projets en assurant la gestion des commandes, la coordination avec les prestataires et le suivi des dossiers administratifs et financiers liés à l’activité de la foncière. Vous réalisez notamment les missions suivantes :

Suivi administratif et techniques des projets :

- Participer à l’ensemble des tâches liées à la gestion de nos actifs immobiliers

- Assurer la gestion et le suivi des commandes auprès des prestataires

- Collecter et organiser la documentation technique et administrative des projets (Formalisation des contrats, factures, attestations, plans, suivi des autorisations administrative …)

- Participer éventuellement aux REX des opérations

- Participer à l’asset management

Gestion administrative et suivi des fournisseurs :

- Suivre la facturation des prestataires et fournisseurs via le logiciel Salvia (formation assurée si non connaissance du logiciel)

- Obtenir des informations utiles pour la direction financière dans le cadre du suivi des engagements financiers et des budgets des projets

- Réaliser des tableaux de suivi et reporting

Office Management :

- Gestion des bureaux d’Avignon, de Paris, de Strasbourg et Lyon (et toute autre implantation à venir)

- Relais de la société pour la comptabilité auprès du groupe et en lien avec le siège

- Relais de la société pour les congés et absences (RH) et la QHSE auprès du Groupe et en lien avec le siège

- Relais de la société sur la gestion flotte de véhicules auprès du Groupe et en lien avec le siège

- Accueillir les nouveaux collaborateurs

- Organiser et réaliser les CR des réunions d'équipe

- Participer à la constitution de la base de contacts société

- Créer et tenir à jour des outils d'aide à la gestion

- Organiser les déplacements de membres de l’équipe ou de la direction.

- Ecrire, dispatcher et envoyer les courriers de la société

- Réaliser l’accueil physique et tenir le standard téléphonique, traitement des mails

La liste de ces missions est amenée à évoluer en fonction des besoins du poste.


Lieu
Le poste est basé au sein de l’agence d’Avignon.


Contrat

Ce poste est en CDI à temps complet.

Statut ETAM.