Assistant(e) de direction

BTP EMPLOI est une Entreprise de Travail Temporaire d'Insertion, spécialisée dans les métiers du BTP.
Nous sommes implantés depuis 2003 sur le département des Bouches du Rhône.
Nos agences couvrent le département et se situent à Marseille, Aix en Provence, Martigues et Salon de Provence.
Mission du poste

- Rattaché(e) directement à la Direction, l'assistant(e) de direction occupe une fonction clé au sein de l'entreprise. Dans un environnement de PME du secteur du bâtiment, il/elle contribue au bon fonctionnement administratif, financier et organisationnel de la structure et accompagne la Direction dans le pilotage et la structuration de l'activité. Véritable interface entre la Direction, les équipes opérationnelles et les interlocuteurs externes, il/elle veille à la fiabilité des procédures, au respect des obligations légales et réglementaires, ainsi qu'à la fluidité de l'information.
Gestion administrative et financière

- Gestion administrative générale de l'entreprise, Rédaction des appels d'offres
- Suivi de la facturation clients et fournisseurs
- Préparation des éléments comptables en lien avec le cabinet comptable
- Suivi des flux de trésorerie et des tableaux de bord sur Pennylanne
Administration du personnel

- Gestion des contrats de travail, DPAE, absences et congés
- Préparation des éléments variables de paie et gestion des notes de frais
- Suivi des obligations sociales et réglementaires du secteur du bâtiment
Secrétariat et gestion administrative courante

- Accueil téléphonique et physique
- Gestion du courrier et des mails
- Rédaction et mise en forme des documents administratifs
- Classement et archivage des dossiers
- Suivi administratif des dossiers chantiers
Coordination et interface interne/externe

- Interface entre la Direction, les équipes internes et les partenaires
- Contribution à la circulation de l'information
- Participation à la structuration des fonctions support de la PME



Compétences techniques requises

- Parfaite maitrise des outils bureautiques (Excel, Word, Outlook)
- Maitrise de la gestion administrative, comptable et sociale
- Bonne connaissance des obligations réglementaires, idéalement dans le secteur du bâtiment
- Capacité à rédiger des documents professionnels et à produire des tableaux de suivi
Savoir être attendu

- Sens de l'organisation et de la rigueur
- Polyvalence et autonomie
- Discrétion et respect de la confidentialité
- Bon relationnel et sens du service
- Capacité à prioriser et à gérer les urgences