Missions: - Avant-Vente - Réception des opportunités dans UpSales - Participation au Suivi des offres en cours - Coordination et gestion de projets de formations - Créer et mettre en place des sessions de formation et en assurer le suivi de bout en bout - Rédiger et gérer les documents administratifs liés aux formations (convention, convocation, feuille d'émargement, attestation de présence, etc) - Suivre et mettre à jour les plannings des formations - Assurer la planification des ressources Internes et externes sur les tâches projet en coordination avec les CP ou donneurs d'ordre client. - Commande et gestion des supports de cours - Gestion de la salle de formation (formation en présentiel : organisation de l'accueil des stagiaires, organisation pause : café, restauration etc) - Gestion des salles mobiles (logistique transport A/R) - Location de matériels (machines, vidéos, ) - Location de salles pour formation en Off-site - Optimisation des déplacements (réservation hôtels, location véhicules etc) - Enregistrer les formations planifiées et réalisées dans les outils de suivi Gestform et Planning Excel - Gérer les relations avec les stagiaires, formateurs, partenaires. - Elaboration des attestations de fin de stage et certificats - Gestion des POEI - Participation à l'élaboration des plannings - Suivi de la Mise à jour des programmes - Elaboration des documents administratifs - Charte droits et devoirs - Règlement intérieur - Contrats de formation individuels - Participer à la relation avec les prestataires - Participer au choix des prestataires (Base Sourcing), - Participer à la mise à jour de la base de données de formateur = Sourcing - Demande de référencement de nouveaux fournisseurs par délégation du Service Achats. - Rédaction des lettres de mission - Transmission des commandes sous-traitants auprès de « Coordination Ressources » - Validation de réception des commandes sous-traitants pour transmission vers l'ADV - Réception des factures Sous-Traitance -> Transfert après validation - Envoi des factures Sous-Traitance à la compta Fournisseurs - Relance de la compta fournisseurs pour règlement des factures - Gérer la facturation, les prises en charge et le remboursement des OPCO - Participation au montage des dossiers de financement instruction et suivi des demandes de financement. - Saisir dans GestForm les éléments de session (listes de stagiaires, dates, prix, ) pour éditer les Conventions de Formation avec les OPCO - Demande création de DI à partir des commandes client à « Lancement Formation » - Gestion des feuilles de présence - Edition - Envoi au formateur - Récupération après signatures - Attachement au dossier de facturation - Demande de facturation aux ADV puis récupération et constitution du dossier complet pour adressage à l'OPCO ou au client -> FdP adressée au Cockpit - Saisie des Avancements dans Geiser View (Etape 2) - Demandes de provisions et CCA auprès du Contrôle de Gestion - Demande de levées de provisions - Mesurer et suivre l'efficacité des formations dispensées, des organismes et intervenants retenus : - Envoyer et réceptionner les évaluations à froid
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