Assistant(e) de direction comex

Description du poste

Au sein de la direction générale adjointe, Elle/Il assiste chacun des deux
directeurs(trices) COMEX de la Direction de la stratégie régionale en santé et de la
Direction de l'hospitalisation, de l'autonomie et de la performance
L'Assistant(e) aura pour missions principales:
•Gestion des agendas et déplacements
•Réception et traitement des appels téléphoniques
•Traitement de la messagerie
•Accueil des partenaires internes et externes dans le cadre de rendez-vous
•Assister la rédaction de courriers ou mails à destination des partenaires internes et
externes
•Suivi des échéances de toutes les instructions nationales (enquêtes, reporting…)
•Tri et gestion du courrier reçu (logiciel ELISE et suivi particulier des courriers
signalés)
•Classement et archivage
•Préparation des dossiers et suivi des réunions et instances sous la responsabilité des
directeurs(trices) DHAP et DSRS
•Logistique : réservation de matériel, salles, visioconférence, véhicule, train, hôtel…

Profil recherché

Vos compétences

Savoir
• Environnement institutionnel et administratif : organisation, fonctionnement et missions des
services dans le champ concerné
• Techniques administratives et bureautiques
• Systèmes de classement et d'archivage
Savoir -faire
• Maîtriser les techniques de classement et d'archivage
• Prendre des notes
• Savoir rédiger des comptes rendus, des procès-verbaux de réunion
• Mettre en oeuvre les techniques de l'accueil physique et téléphonique
• Utiliser les techniques de lecture rapide
Savoir-être
• Savoir anticiper et avoir l'esprit d'initiative
• Avoir le sens de l'écoute et du dialogue
• Faire preuve de rigueur méthodologique et avoir le sens de l'organisation
• Savoir travailler en équipe
• Avoir le sens de l'analyse et de la synthèse

Votre formation

Vous êtes agent de la fonction publique (Cat. B), Agent CCN (à partir du niveau 4A),
agent contractuel. RIFSEEP: 3

Informations complémentaires

Contribuer, avec les deux autres assistantes COMEX par roulement, à la continuité de
fonctionnement du secrétariat COMEX en assurant les relais nécessaires en cas
d'absence.