TotalEnergies est une compagnie multi-énergies mondiale de production et de fourniture d’énergies : pétrole et biocarburants, gaz naturel et gaz verts, renouvelables et électricité. Ses plus de 100.000 collaborateurs s'engagent pour une énergie toujours plus abordable, plus propre, plus fiable et accessible au plus grand nombre. Présente dans près de 130 pays, TotalEnergies inscrit le développement durable dans toutes ses dimensions au cœur de ses projets et opérations. Près d’un siècle après sa création, Total est devenue TotalEnergies, portée par une ambition forte : devenir un acteur majeur de la transition énergétique, engagé vers la neutralité carbone en 2050, ensemble avec la société. Aujourd’hui, sa stratégie multi-énergies, est ancrée sur deux piliers : les hydrocarbures, notamment le gaz naturel liquéfié (GNL), et l’électricité, énergie au cœur de la transition. Son objectif est de figurer au top 5 mondial des producteurs d’électricité d’origine éolienne et solaire.
Le poste est basé à Paris-15ème
Les principales missions de l’assistant/te de Direction Générale sont les suivantes :
Gestion des agendas :
➢ Gestion de l’agenda du DG
➢ Planification de ses réunions (Comités de Direction TotalEnergies Electricité et Gaz France, réunions one-to-one, Business Reviews, Copils, réunions diverses…) et des réunions des N-1 auxquelles il participe
➢ Prises de RDV
➢ Gestion des conflits d’agenda
➢ Reconfirmation des RDV avec les visiteurs externes la veille
➢ Accueil des visiteurs, attribution de places de places de parking
Gestion des déplacements :
➢ Réservation de billets de train, avion, voiture de location pour la Direction Générale (DG + CODIR)
➢ Réservation de taxi, hôtels pour la Direction Générale
➢ Feuilles de route récapitulatives
Contact privilégié avec TotalEnergies :
➢ En particulier avec l’assistant(e) de la Directrice RPG, N+1 du DG
Traitement du courrier entrant (suivi et dispatching) :
➢ Récupérer le courrier de la DG, DAF et direction juridique chaque matin, l’ouvrir et enregistrer les RAR dans un tableau
➢ Faire des scans de certains courriers
➢ Le dispatcher
Traitement du courrier sortant :
➢ Mise en page de courriers
➢ Scan et archivage
➢ Mise au départ courrier
Mise à la signature :
➢ Centralisation des documents à mettre en signature, les relire et les mettre en page
➢ Paraphe + tampon + mise à la signature
➢ Redispatching après signature
Notes de frais :
➢ Préparer les notes de frais de la Direction Générale
Séminaires et réunion IPBU :
➢ Soutien dans l’organisation des séminaires du CODIR
➢ Organisation des diners et journées pendant lesquelles les différentes directions de TE ou filiales visitent RPG France (parfois en lien avec la direction communication)
Préparer les dossiers et imprimer des documents pour des réunions internes et externes
Divers :
➢ Support aux membres du CODIR lors de missions ponctuelles : création d’IGG pour les prestataires, organisation de petits-déjeuners ou pots de fin de journée pour les équipes du CODIR, et toutes les demandes qui émanent du CODIR RPG France
De formation BAC+2, issu(e) d'école de secrétariat.
Justifiez d’une expérience d’au moins 5 ans dans le secrétariat et êtes doté(e) des qualités suivantes :
• rigueur, souplesse
• discrétion
• disponibilité
• dynamisme
• capacité d'adaptation, organisation
• polyvalence
• réactivité
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