Travel assistant (h/f)

Votre mission

Au sein d'une équipe de 5 personnes, vos missions sont :

- Traiter les demandes de déplacement et les formalités administratives (visa) émanant de l'ensemble des salariés de Rueil, Nantes et Lyon et des prestataires extérieurs travaillant pour la société en recherchant les solutions les plus économiques dans le respect de la politique voyage : étude du trajet de voyages, réservations, transmissions des informations et éléments aux collaborateurs, suivi des voyages et traitement des modifications/annulations
- Prestataire de voyage

oPrise en main de l'outil de réservation de notre agence de voyages
oVérifier et veiller à l'application de la politique voyage par le prestataire de service
oChallenger les propositions du prestataire si celles-ci ne sont pas adaptées aux réalités de l'entreprise tant sur l'aspect temps de transport que des coûts
oEtudier les meilleures possibilités de vols et analyser les coûts
oAppliquer nos processus d'imputations des affaires

- Etre l'interface entre les missionnaires de la société et les instances diplomatiques délivrant les visas via un prestataire dédié. Assurer l'obtention (simples ou multiples) de visas pour le ou les pays de destination des collaborateurs en mission : analyse des besoins de visas, préparation des dossiers de demandes (contacts avec clients ou filiales pour rassembler les documents requis), suivi jusqu'à obtention du visa et information des collaborateurs
- Participer le cas échéant à la réalisation de tâches transverses (amélioration continue par exemple) au sein de l'équipe Travel : émettre des tickets ou réclamations auprès des prestataires, participer à la création et à la mise à jour des documents du service voyage, assurer l'écoute client (enquête de satisfaction, appel après mission, ...)

Votre profil

Profil :

Niveau d'étude :
- 5 à 7 ans d'expérience dans le domaine et la gestion des voyages
- Diplômé(e) d'un BTS tourisme ou équivalent
- Maitrise opérationnelle de l'anglais (oral et écrit)
- Maitrise du pack office

Aisance rédactionnelle, disponibilité, sens du service, sens de l'organisation, rigueur dans la gestion des dossiers, forte capacité d'adaptation et d'anticipation face aux urgences et aux imprévus, capacité à évaluer les priorités du service et à gérer son temps, réactivité, sens du travail en équipe et bon relationnel aussi bien au sein de l'équipe qu'avec les interlocuteurs internes comme externes, capacité à partager les informations pertinentes avec l'ensemble de l'équipe et sens de l'amélioration continue

Rémunération : 28 à 30 K€ sur 12 mois
Poste à pourvoir immédiatement