Placé(e) sous l'autorité hiérarchique du Président de la MDA 46 et sous l'autorité fonctionnelle de la Directrice, le/la Secrétaire Assistant.e sera chargé.e, au sein de l'équipe pluridisciplinaire de :
Accueil et information :
- Accueil téléphonique et physique des adolescents, parents, professionnels et partenaires lors des temps d'ouverture de la MDA.
- Aider les jeunes et les parents à exprimer leurs demandes.
- Repérer les situations nécessitant un accompagnement
- Renseigner sur les modalités de prise en charge au sein de la MDA
- Accueillir et accompagner des stagiaires reçus à la MDA
Suivi administratif et comptable :
- Création et gestion des documents et outils de suivi d'activité
- Gestion des agendas de l'équipe
- Gestion du courrier, préparations de réunions, rédaction de compte rendus et PV de réunions dans le respect des délais
- Rédaction, enregistrement et archivage du courrier, des dossiers utilisateurs, et tout document administratif
- Gestion administrative et opérationnelle du fonctionnement des instances associatives
- Participation à l'exploitation et au suivi des données d'activité y compris numériques (site, ) ; alimentation des outils numériques à partir des informations communiquées par l'équipe
- Préparation des éléments de salaire des permanents et prestataires en lien avec la direction, suivi administratif des dossiers du personnel (suivi congés, arrêt de travail, des organismes sociaux )
- Saisie et enregistrement des pièces comptables en lien avec le cabinet comptable et la direction
- Suivi des contrats de prestations de services extérieurs
- Participation à la rédaction du rapport d'activité
- Élaboration et actualisation de tableaux de bord et d'outils numériques (suivi d'activité, RDV, réalisation de fiches action )
- Réception, tri et transmission fidèle et réactive d'informations (courrier, messagerie, notes d'information, téléphone, passages.) auprès de chaque interlocuteur concerné
- Recensement, commande, gestion et suivi des besoins liés à l'activité (équipements, abonnements, fournitures diverses)
- Suivi et traçabilité des dossiers transmis par la hiérarchie
- Encadrement de stagiaires (occasionnellement), suivi de la documentation et des conventions de stage
Savoirs, connaissances requis :
Notions administratives, juridiques et législatives
Maitrise d'outils administratifs et de suivi (tableau de suivi des dépenses, prépa paie, plannings.)
Qualités professionnelles requises :
- Qualités relationnelles et sens de l'accueil, écoute et observation
- Discrétion professionnelle
- Rigueur, méthode, organisation
- Sens de l'anticipation des échéances
- Esprit d'initiative, d'analyse et de synthèse
- Souplesse, capacité d'adaptation (liée à la diversité d'acteurs rencontrés, cultures, modes de fonctionnement)
- Capacité à évaluer des situations
- Capacité à hiérarchiser les urgences, à rendre compte
- Capacité à contribuer au développement du partenariat
- Faire preuve de volonté pour le travail en équipe et en transversalité
- Savoir se rendre disponible sur le plan relationnel (parents, jeunes, partenaires) tout en assurant des tâches plus techniques
- Savoir transmettre des informations au sein de plusieurs pôles de professionnels
Profil :
Diplôme niveau 4 en secrétariat exigé avec solides notions de comptabilité
Expérience métier confirmée exigée
Maitrise d'outils de bureautique et logiciel(s) métiers (suite Office, internet, messagerie, réseaux sociaux, téléphonie fixe, mobile et scanner, copieur )
La connaissance des structures « santé des jeunes » et/ou du public adolescent est un plus.
Permis B exigé.
Poste base a Cahors.
Horaires : 35h par semaine répartis sur 5 jours, comprenant une présence obligatoire le mercredi journée entière et le mardi jusqu'à 20h.
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