Assistant de direction

Le poste




DENOMINATION DU POSTE


Fonction : Assistante de la Direction la Direction des relations humaines PM/PNM

Grade : Adjoint des cadres / Assistant(e) médico-administratif

Affectation : Direction des Ressources Humaines et Affaires Médicales (100%)


DEFINITION DU POSTE



L'assistant(e) de direction accompagne la Directrice des Ressources Humaines et Affaires Médicales afin de faciliter et optimiser la gestion administrative de ses activités respectives.

En étroite collaboration, il/elle est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l'ensemble des activités visant à les seconder : gestion des emplois du temps, organisation des déplacements, préparation de dossiers…

Il/elle assure également le fonctionnement courant de la direction à travers le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou au suivi des dossiers gérés par la Direction des Ressources Humaines et Affaires Médicales. Il/elle contribue à la qualité du dialogue social, dans le respect des règles statutaires, du secret professionnel et des obligations propres à la fonction publique hospitalière.


DESCRIPTION DU POSTE



Ø Secrétariat de direction de la DRH/DAM

Assurer l'accueil physique et téléphonique du secrétariat central de la DRH/DAM

Gérer l'agenda de la Directrice des ressources humaines et affaires médicales (rendez-vous, réunions, déplacements)

Organiser les réunions internes et externes : convocations, réservation de salles, préparation logistique

Préparer les dossiers, supports et documents nécessaires aux réunions

Prendre des notes et rédiger les documents administratifs : courriers, notes, comptes rendus, rapports, procès-verbaux

Mettre en forme, diffuser et assurer le suivi des documents

Gérer le courrier entrant et sortant (réception, tri, enregistrement, diffusion, archivage)

Assurer le classement et l'archivage des dossiers et documents RH

Contribuer à la communication transversale au sein de la DRH et avec les autres directions de l'établissement

Gestion des conventions

Ø Gestion administrative des Ressources Humaines et des Affaires Médicales

Assurer la gestion administrative de l'intérim

Gérer les ordres de mission du personnel non médical et médical

Planifier les entretiens individuels des psychologues

Garantir la fiabilité, la confidentialité et la traçabilité des informations RH

Participer au suivi administratif de dossiers transversaux portés par la DRH/DAM

Ø Secrétariat des instances représentatives du personnel

CSE – F3SCT

Établir les ordres du jour en lien avec les responsables concernés

Préparer et diffuser les convocations et documents réglementaires

Constituer les dossiers des séances

Assurer la logistique des réunions (salles, matériel, supports, signalétique)

Participer aux séances et veiller à leur bon déroulement

Assurer la prise de notes

Rédiger, mettre en forme et diffuser les procès-verbaux

Ø Secrétariat de la Commission Médicale d'Etablissement (CME)

Organiser, en lien avec l'Assistante du Président de la CME, les CME

Préparer les dossiers, assurer la logistique des réunions

Participer aux séances

Rédiger et diffuser les procès-verbaux

Ø Dialogue social

Assurer le secrétariat de certaines réunions de dialogue social

Participer à l'organisation des élections professionnelles

Mettre à jour l'agenda social (échéances, instances, réunions)

Assurer le suivi des correspondances avec les organisations syndicales

Tenir à jour les tableaux de suivi et de pilotage

Ø Vie du service et engagement institutionnel

Assurer la continuité du secrétariat de la DRH/DAM (organisation des suppléances)

Gérer les commandes de fournitures, demandes de travaux et réparations

Vérifier l'installation et le bon fonctionnement du matériel avant chaque réunion (vidéoprojecteur, informatique, dossiers)

Appliquer les procédures internes et la réglementation en vigueur

Contribuer à la qualité de service, à la fiabilité administrative et à l'image de l'institution


LIEN HIERARCHIQUE



Ø Directrice des Relations humaines

Ø Responsable des ressources humaines personnel non médical

Ø Responsable des ressources humaines personnel médical


RELATIONS DE TRAVAIL LES PLUS FREQUENTES



Ø Directrice des Relations humaines

Ø Responsable des ressources humaines personnel non médical

Ø Responsable des ressources humaines personnel médical

Ø Directeurs adjoints et leurs collaborateurs des directions fonctionnelles

Ø Président de la Commission Médicale d'Etablissement, Chefs de Pôle et Praticiens Hospitaliers

Ø Représentants des organisations syndicales

Ø Organismes et partenaires extérieurs




Profil recherché




EXIGENCES DU POSTE



6.1. Diplôme requis

Ø BTS Assistante de Direction ou équivalent

6.2. Expérience

Ø Assistanat de Direction d'au moins 3 ans souhaité

6.3. Particularités du poste

Ø Poste à temps plein – 38h/semaine – amplitude horaire 8h30 à 18h avec une pause de 45 minutes minimum.

Ø Télétravail possible 1 jour par semaine

Ø Opportunité d'évolution : Possibilité d'aide à la préparation de concours pour favoriser le développement professionnel.


COMPETENCES REQUISES OU A DEVELOPPER DANS LE POSTE


7.1. Aptitudes

Ø Capacité d'organisation, de réactivité et d'adaptation

Ø Polyvalence

Ø Discrétion

Ø Capacité de travail en équipe

Ø Autonomie

Ø Rigueur

Ø Clarté

Ø Très bon relationnel

Ø Capacités rédactionnelles

7.2. Connaissances

Ø Connaissance des outils bureautiques : Pack Office

Ø Pratique des outils collaboratifs

Ø Pratique des comptes-rendus et prises de notes

Ø Fonctionnement de l'institution hospitalière et de son environnement




Éléments nécessaires pour postuler


Pour valider votre candidature, nous vous demandons de fournir les éléments suivants, vous devrez télécharger les pièces demandées directement lors de votre inscription.

Toute candidature incomplète ne sera pas traitée par nos services.



Document(s) :

* Curriculum Vitæ
* Lettre de motivation


21000 Dijon, Côte-d'Or, Bourgogne-Franche-Comté