Rattaché(e) au responsable du service sport culture et vie associative, vous êtes en charge de la gestion administrative au sein du service Sport Culture et Vie Associative.
Missions ou activités :
Accueil du public à la Maison des associations - Service Sport, culture et vie associative
Participer à l'accueil physique du public et le renseigner, à la Maison des associations ou sur des évènements organisés par la ville
Recevoir, filtrer et réorienter si nécessaire les appels téléphoniques
Comprendre les demandes et s'exprimer correctement à l'oral et à l'écrit
Gestion et suivi administratif du Service Sport, culture et vie associative
Utiliser l'outil informatique (Pack office, logiciels métiers).
Assurer si besoin le fonctionnement des régies liées à l'évènementiel en qualité de régisseur principal.
Gérer les demandes de subventions des associations en lien avec la Direction des Finances.
Assister l'adjoint au responsable du service sur les contrôles d'accès dans les établissements municipaux équipés et la gestion des badges.
Rédiger et mettre en forme différents documents de contenus et formes divers (tableaux Excel, diaporama, courriers, décisions, arrêtés.).
Classer, trier, ordonner et archiver les dossiers service sport culture et vie associative et les documents de manière simple et accessible à tous
Transmettre des documents à la préfecture via XBUS.
Saisir des bons de commandes à la demande de sa direction sur CIRIL et assurer leur transmission aux prestataires.
Assurer le suivi des livraisons pour permettre la validation des factures par sa direction.
Suivre les commandes et la distribution des vêtements de travail et des EPI, des agents du service sport culture et vie associative, en lien avec le service juridique (coordonnateur de ce marché public).
Anticiper et suivre les commandes de fournitures administratives du service sport culture et vie associative en lien avec la direction des finances.
Organisation évènementielle
Assurer le suivi administratif et financier des dossiers évènementiels culturels et sportifs organisés par la ville, en lien avec l'équipe de Direction Enfance Education Sport-Culture et vie associative (Demandes de devis, Bon de commande, contrats, conventions, SACEM, Sécurité, réservations WC, containers OM.).
Planifier et organiser des réunions, y participer et en assurer les comptes rendus si nécessaire.
Participer à l'organisation des évènements le jour J.
ACTIVITES TRANSVERSALES
Gérer le courrier arrivé/départ du service Sport-Culture et vie associative, ainsi que les mails reçus sur la messagerie générique Sport-Culture et vie associative - Maison des associations.
Assurer les visites de la Maison des associations et la distribution des badges et des clefs.
Participer à la mise en place du mobilier ou du matériel dans les salles de la Maison des associations.
Assurer l'accueil des bénévoles associatifs lors des permanences « reprographie » ou autres.
Traiter les réservations de salles sur le logiciel Planitech et assurer les réponses à ces demandes (Accusé réception et réponses plus complètes.
Suivre la facturation des locations de salles et de prestations diverses suivant la décision municipale, en lien avec la direction des finances.
Mettre à jour les plannings évènementiels et les diffuser en interne et aux partenaires en cas de besoin
Saisir des demandes d'intervention et de réservation de matériel auprès des services techniques via le logiciel Open GST.
Première expérience sur un poste administratif en collectivité locale, vous êtes reconnu(e) pour vos qualités relationnelles, vous êtes rigoureux(se) dans votre travail et faites preuve d'une bonne organisation dans la gestion de vos activités et de vos priorités.
Vous appréciez le travail d'équipe et le contact avec le public, et justifiez également de qualités rédactionnelles.
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