Vos missions seront les suivantes :
1. Support à la Gouvernance et Organisation des Instances
- Gestion des réunions : Organisation logistique (présentiel et visioconférence) des commissions et groupes de travail.
- Suivi rédactionnel : Préparation des ordres du jour et rédaction des comptes rendus.
- Événementiel institutionnel : Participation active à l'organisation des activités du département lors de rassemblements annuels d'envergure (congrès, forums, invitations).
2. Gestion Administrative et Secrétariat de Direction
- Pilotage d'agendas : Optimisation des calendriers et coordination des rendez-vous avec les interlocuteurs institutionnels et les cabinets d'élus.
- Gestion des flux : Accueil physique et téléphonique ; filtrage et suivi des sollicitations (courriels et appels).
- Logistique interne : Gestion des stocks et approvisionnement en fournitures de bureau.
3. Gestion Documentaire et Numérique
- Administration de données : Mise en forme, enregistrement, suivi et archivage des productions (notes, conseils, courriers).
- Maîtrise des outils : Utilisation d'un logiciel de Gestion Électronique des Documents (GED) et d'outils internes.
- Communication digitale : Publication et mise en ligne des contenus en collaboration avec le service communication et diffusion des informations aux membres.
4. Appui aux Études et Projets
- Traitement de données : Contribution à la phase de préparation, de rédaction et au dépouillement d'enquêtes thématiques.
- Vous êtes titulaire d'un diplôme de niveau Bac+2 (type Assistant de Manager ou BUT Carrières Juridiques).
- Vous êtes doté d'une orthographe irréprochable et d'excellentes capacités rédactionnelles.
- Vous êtes reconnu pour votre rigueur et vos grandes qualités d'organisation, vous permettant de jongler avec les priorités de quatre managers.
- Vous êtes un utilisateur expert des outils bureautiques sous Windows (Excel, Word, Outlook, PowerPoint) ainsi que des solutions de visioconférence (Zoom, Teams).
- Vous êtes un collaborateur faisant preuve de diplomatie, d'une discrétion absolue et d'un excellent relationnel.
- Vous êtes particulièrement sensible aux enjeux des collectivités locales et aux thématiques communales.
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