Sous l'autorité de la direction du CIAS, l'adjoint H/F de direction assure l'accueil téléphonique, physique et l'orientation des usagers du CIAS. Il assure la gestion administrative et comptable et collabore au quotidien avec la direction et les professionnels pour assurer la continuité du bon fonctionnement du CIAS.
Missions :
Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers : assurer l'information, l'orientation, la sécurité des accès à l'information et aux lieux notamment vers la salle de réunion/formation. Assurer le suivi de réservation de cette même salle.
Participer en lien avec la Direction à la mise en œuvre de la politique sociale territoriale et à la gestion administrative des dossiers (notamment facturation, mandatement, titres de recettes à émettre etc)
Participer à la gestion administrative quotidienne : secrétariat, traitement et rédaction des courriers et des mails, le traitement des informations ainsi que les priorités, préparation des instances (CA, Bureau des Aides, CST),
Rédaction des différents compte-rendu et courriers en lien avec les instances, Mise en forme des délibérations, numérotation et transmission au contrôle de légalité,
Participer à la gestion des ressources humaines : assurer le suivi des congés et compteurs pour les agents du Pôle (15 personnes), être le relais pour les contrats, arrêtés et situations administratives des agents du Pôle, interface avec les directions d'établissements et adjointes en cas de besoin
Participer à la gestion budgétaire et financière du CIAS en collaboration avec la Direction et le service finances : aide à la réalisation des prévisions budgétaires, saisie et contrôle de l'exécution budgétaire (mandats et titres), participation au travail sur les résultats et au suivi des indicateurs.
Assurer le classement et la gestion de l'information : enregistrer, diffuser et classer les informations, archiver les dossiers
Assurer les commandes diverses en lien avec l'activité pour l'ensemble des agents du Pôle (réalisation de devis, traitement commande et suivi, mandatement après facture.)
Participer au bon fonctionnement du CIAS dans le travail avec les autres services et les interventions des prestataires extérieurs.
Participer, en lien avec la direction, à l'élaboration des bilans, des rapports d'activités et des suivis d'activités
Compétences :
Savoirs : L'accueil des usagers, les dispositifs statutaires de la FPT, technique administrative (saisie des courriers, accueil téléphonique, facturation, organisation et traitement), formulation et maîtrise de la langue française, règlementation et législation sociale.
Savoir-faire : Savoir accueillir, Travailler en équipe, Utiliser l'informatique et les logiciels spécifiques, Capacité d'adaptation, Capacité d'analyse, Capacité à prendre des initiatives, Capacité à communiquer
Savoir-être : Confidentialité, Réactivité, Bon Relationnel, Sens des responsabilités
Recrutement : contractuel de la Fonction Publique Territoriale
Poste dans un premier temps à Gramat, déménagement prévu sur Bretenoux
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