ASSISTANT.E ADMINSITRATIF.IVE H/F
Quel sera votre rôle ?
Votre rôle consistera à assurer l’appui des divisions Énergie et Infrastructures (ENI) et Industrie, Agriculture et Services (MAS) et du département des Financements (FNT) dans l’organisation des déplacements et le pilotage de l’activité.
1. Préparer, organiser les missions et déplacements des membres des divisions ENI et MAS et FNT au sein du Département des Financements (70 personnes environ) :
Élaborer les documents préparatoires = collecter les informations liées au déplacements (mission, formation, relations partenaires, mission refacturable ou non, avances sur frais...), le scan des passeports / cartes de fidélité / carnets de vaccination des chargé.e.s d’affaires pour mise à jour du profil voyageur.
Solliciter la délégation sous Nova.
S’assurer des conditions sécuritaires et modalités d’entrée sur le lieu de mission (via le site du MEAE (Ministère de l’Europe et des Affaires étrangères)) / Diplomatie.gouv.fr : Conseils par pays/destination - MEAE (diplomatie.gouv.fr).
Rédiger et soumettre les Ordres de missions sous l’outil NOVA/SAP Concur.
Réserver les billets d’avion/train en segments simple ou multi destination(s) sous NEO/American Express, dans le respect des procédures internes et de la politique voyage du groupe AFD.
Faire les demandes de visas via le prestataire Visas Express (liste parfois importante de pièces à collecter) ou rediriger vers une demande de E-visas en ligne / Pré-enrôlement.
Être en appui des agences AFD ou bureaux Proparco pour les réservations d’hôtel et les aspects sécurité, en lien avec l’application Parsec Travel.
Gérer les changements d’itinéraire / modifications / reports ou annulations de voyages des missionnaires.
Alimenter les tableaux de suivi des missions pour les deux divisions.
2- Améliorer la qualité du suivi des projets du département FNT (divisions ENI et MAS) et valoriser les informations collectées :
Vérification, suivi et mise à jour des bases de données dans les systèmes (SIOP / Le Phare) pour une gestion optimisée des informations sur les projets (calendriers des instances, impacts…), le pilotage et mise en œuvre de la stratégie.
Réponse aux demandes d’information provenant des interlocuteurs internes ou externes sur l’activité (octrois, signatures, décaissements, monnaie locale, etc)
Préparation de reporting et présentations de l'activité destinés à un public interne ou externe.
Appui au management FNT dans le pilotage des exercices de suivi du portefeuille (campagnes de mise fiches WatchList, des FERs…)
3- Apporter un appui ponctuel / assurer l’intérim en l’absence des assistantes des divisions ENI et MAS pour :
L’organisation de réunions ou de séminaires tels que Get together, team buildings…
Assurer la liaison avec les prestataires.
L’envoi des courriers DHL, recommandés ou coursiers.
Prendre en charge la logistique des arrivées/départs.
Qui recherchons nous ?
Connaissances mises en œuvre:
• Connaissances administratives et liées à l’organisation des voyages fortement recommandées.
• Connaissance de Proparco, des métiers, des activités (notamment, connaissance des procédures internes et du cycle du projet) serait un plus.
• Techniques de reporting, de classement et d’archivage informatique.
Pratiques/méthodes/outils mis en œuvre :
• Documents types utilisés par Proparco et procédures internes.
• Anglais : bonne connaissance de l'anglais opérationnel.
• Maîtrise des outils bureautiques standards (Word, Excel, Outlook) et des outils de recherche internet (Google) ; la connaissance de l’outil SAP/CONCUR serait un plus.
Aptitudes et comportements professionnels attendus :
• Méthode, organisation et rigueur.
• Goût du travail en équipe, capacité relationnelle, dynamisme et sens de l’initiative.
• Proactivité et autonomie.
• Réactivité, capacité à gérer les priorités et à échanger efficacement avec des interlocuteurs internes et externes.
• Qualités rédactionnelles en français et en anglais.
Quelle équipe allez-vous rejoindre ?
Vous serez rattaché.e à la division ENI (Energie; Numérique et Infrastructures) et intègrerez le département Financements de PROPARCO au sein des divisions ENI et MAS (Manufacturing, Agribusiness et Services), dans un environnement dynamique et multiculturel, vous aurez pour missions principales de garantir la bonne organisation et le bon déroulement des missions et l'accompagnement des missionnaires.
Pourquoi rejoindre l’Agence Française de Développement ?
Rejoindre l’AFD, c’est contribuer à la construction d’un monde en commun, c’est la mission de notre Groupe. Un monde en commun, c’est un monde qui préserve et défend ces cinq grands biens communs que sont la planète, le lien social, la paix, les partenariats et la prospérité économique.
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