Assistant de gestion administrative (f/h)

Assistant de gestion administrative (F/H)

Date limite de l'offre : vendredi 29 août 2025

L’Agglomération recrute pour la Ville de Chaumont, en mobilité interne/externe, par voie statutaire ou à défaut contractuelle :

Assistant de gestion administrative (F/H)
(Catégorie B – Filière administrative)
Lieu d’affectation : Chaumont
(Activité a hauteur de 100% pour la Ville de Chaumont)

Au sein de la Direction Sécurité, Tranquillité et Salubrité Publiques de la Ville de Chaumont et, sous l’autorité du Directeur, vous serez chargé(e) des activités suivantes :

Assurer les gestion administrative, documentaire, des achats et du budget :
– assurer le dépôt des délibérations et arrêtés sous Actes Office ainsi que la mise en œuvre de celles-ci (conventions).
– rédiger les arrêtés temporaires de circulation et d’occupation du domaine public et les faire signer,
– gérer l’achat des fournitures de la Direction,
– gérer les achats d’équipements (réalisation des engagements, paiement sous Chorus) et assurer le suivi budgétaire,
– assister l’ensemble des services sur des tâches administratives, de préparation et de suivi budgétaire,
– classer et ordonner les dossiers et documents de la Direction,
– envoyer les courriers et courriels aux entreprises.

Contribuer à la gestion des astreintes et du plan communal de sauvegarde :
– mettre en forme et suivre les tableaux de bord, tableaux des présences et astreintes techniques,
– contribuer aux mises à jour du plan communal de sauvegarde.

Contribuer au suivi de la réglementation commerciale :
– ponctuellement en cas d’absence des agents du service de la réglementation (réception des appels téléphoniques, rédaction et diffusion des documents administratifs,

Assurer l’accueil et le secrétariat :
– gérer le courrier de la Direction (arrivée et départ) en lien avec le logiciel professionnel de gestion de courrier (Elise),
– assurer l’accueil physique et téléphonique en renseignant les interlocuteurs et en relayant si nécessaire vers l’interlocuteur compétent,
– appréhender le degré d’urgence des informations à transmettre,
– assurer la gestion informatisée des agendas des directeurs et chefs de services en fonction des priorités et des urgences,
– programmer et effectuer la préparation matérielle des réunions et des entretiens,
– réaliser et mettre en forme des documents divers (courriers, courriels, notes, comptes rendus, arrêtés, documents d’occupation du domaine public, bons de commande, -),
– réaliser et communiquer aux différents services les comptes rendus des réunions,
– assurer la gestion et le suivi des conventions pour la Police Municipale,
– établir les plannings des congés de la Direction Sécurité, Tranquillité et Salubrité Publiques.

Profil :
Vous êtes diplômé(e) d’une formation supérieure en gestion administrative ou assistanat de Direction et/ou possédez une expérience professionnelle significative sur un poste similaire et êtes doté(e) de la capacité du travail en équipe.
Vous savez garder confidentielles les informations, respectez la discrétion professionnelle.
Vous possédez d’excellentes connaissances en informatique (maitrise d’internet, des outils bureautiques et notamment des logiciels de visioconférence).
Vous êtes doté(e) de qualités relationnelles et rédactionnelles (capacité d’analyse et de synthèse) avérées et d’un sens affirmé de la communication ainsi que d’une grande capacité d’adaptation et de diplomatie.
Disponible, autonome, rigoureux(se), réactif(ve) et discret(e) vous avez le sens des responsabilités.

Poste à temps complet à pourvoir immédiatement.
Poste à horaires variables selon règlement intérieur du temps de travail.
Pics d’activités en fonction des obligations et des demandes formutées par la hiérarchie.
Rémunération en catégorie B de la Fonction Publique Territoriale.
Minimum mensuel de 1836 euros bruts.
Prestations d’action sociale: chèques déjeuners, adhésion au CNAS, contrat collectif prévoyance (participation employeur mensuelle de 7 euros), etc.