Secrétaire de service

Relations fonctionnelles

Travail de secrétariat et d'accueil essentiellement téléphonique,-relations avec le public et les services du Département de la Sarthe. Intérim possible des autres secrétariats de la Direction des Routes

Missions

Acteur incontournable du développement d’un territoire de plus de habitants, le Département de la Sarthe, fort de ses 2 agents, œuvre dans des domaines aussi divers que l’action sociale (personnes âgées, personnes handicapées, enfance), le développement territorial (tourisme, culture, agriculture, éducation) ainsi que l’aménagement territorial au travers de la gestion des routes, des rivières, la gestion des Espaces Naturels Sensibles, le soutien à l’agriculture et le développement du numérique.


Au sein de la direction des Routes, le service de la Maîtrise d’ouvrage routière intervient dans l’élaboration des politiques départementales d’entretien et d’aménagements routiers, l’élaboration des schémas et des études préalables aux aménagements, le suivi des dossiers et procédures liés notamment aux acquisitions foncières et besoins du Département, ainsi que les relations avec le Syndicat Mixte des 24 heures.


VOS MISSIONS


Vous assurez le secrétariat du service Maîtrise d’ouvrage routière (15 agents) qui comporte plusieurs entités aux besoins variés. A ce titre, vous assurez notamment :


1. la saisie, la mise en forme et l’envoi du courrier selon les règles internes de présentation des documents,

2. la transmission d’actes administratifs au service de la publicité foncière,

3. le classement et l’archivage des dossiers,

4. la création de tableaux de suivi partagés relatifs à son activité,

5. la gestion de la boîte contact du service,

6. l’approvisionnement en fournitures de bureau et les commandes nécessaires.



Vous êtes par ailleurs référent du service pour l’accès à certaines plateformes de demandes internes (dépannages copieur, dépannages dans le bâtiment du service par ex.).


Vous gérez également les congés des agents dans le logiciel dédié.

Activités principales

7. Accueil, information et orientation des usagers
8. Gestion de fournitures de bureau
9. Gestion du courrier (réception, enregistrement et distribution)
10. Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
11. Rédaction de courriers
12. Tri, classement et archivage de documents
13. Réception, traitement et diffusion d'informations
14. Gestion de plannings
15. Conception de tableaux de bord
16. Suivi de tableaux de bord

Diplômes et niveaux d'expérience requis

CAP/BEP

> 3 ans

Bac

> 1 an

Caractéristiques particulières

17. Temps plein
18. Lieu de travail : Le Mans

CONDITIONS DE RECRUTEMENT

19. Poste ouvert dans le cadre d’emplois des adjoints administratifs
20. Rémunération composée d’une base indiciaire liée au grade + primes liées à la fonction

Savoirs

21. Connaissance des règles de présentation des documents (typographie, mise en page)
22. Connaissance des règles de grammaire, syntaxe et orthographe
23. Connaissance des différents services et des différentes missions du Département
24. Connaissance des circuits de transmission des documents

Savoir-faire

25. Identifier les demandes et les besoins des personnes
26. Informer et orienter les personnes
27. Mettre en forme des documents (rapports CP, mémos PCD, comptes-rendus, contrats, courriers, notes de service, etc) selon les règles internes de présentation
28. Utiliser les logiciels bureautiques (word, excel, powerpoint, outlook, Teams...)

Savoir-être

29. Faire preuve d'organisation
30. Faire preuve de rigueur et de méthode
31. Se montrer disponible
32. Se montrer fiable et soigneux dans son travail
33. Faire preuve de réactivité face à une situation d'urgence