Depafi-75 assistant(e) au secrétariat de la sous-direction des affaires immobilières

Groupe RIFSEEP: 2

Vos activités principales:
Au sein de la sous-direction des affaires immobilières, vous participerez, aux missions du secrétariat du sous-directeur, composé de deux agents. En tant qu'assistant(e) de direction, et en lien avec les autres membres du secrétariat, vous êtes amené(e) à assurer les missions suivantes pour le directeur et son adjoint, chef de service:

- Assurer la bonne coordination et la gestion des agendas du sous-directeur et de son adjoint,

- Programmer les réunions et l’organisation matérielle associée, les rendez-vous, événements pour l'ensemble de la sous-direction (avec la réservation des salles, transports, etc.);

- Organiser la réception et la distribution des courriels;

- Gérer le courrier dans les différents applicatifs (Maarch);

- Assurer le filtrage téléphonique

- Suivre et préparer des dossiers en amont des réunions en lien avec les bureaux de la sous-direction;

- Contrôler la conformité de la mise en forme des documents ;

- Renseigner les tableaux de bord d’activités

- Enregistrement et suivi du courrier départ et arrivée / dématérialisation du courrier (Elyse)

- Frappe de courriers, gestion et suivi des parapheurs et des chronos
- Gestion des logiciels CASPER (temps de travail et congés) et LYRECO (commandes de fournitures).

Votre environnement professionnel:

· Activités du service
Au sein du secrétariat général (SG), la direction de l’évaluation de la performance, de l’achat, des finances et de l’immobilier (DEPAFI) prépare, négocie et suit l'exécution du budget de l'ensemble des services du ministère. Elle assure une prestation de service, d'expertise et de conseil en matière budgétaire et comptable, conçoit la politique immobilière du ministère et exécute les programmes d'investissement associés. Elle est responsable, par délégation du secrétaire général, du programme budgétaire 216 "Conduite et pilotage des politiques de l'Intérieur - CPPI".
La SDAI assure la mise en œuvre de la politique immobilière du ministère et inscrit son action dans le cadre d’une modernisation de celle-ci notamment d’un schéma pluriannuel de la stratégie immobilière (SPSI). Elle gère le patrimoine immobilier et les moyens logistiques pour tous les sites d’administration centrale du ministère. La SDAI est composé d’un bureau de la synthèse, du patrimoine et de la stratégie (BSPS), un bureau des affaires immobilières des préfectures, de la police et de sécurité civile (BAIPPSC), un bureau de la gestion des sites de l’administration centrale (BGSAC) et d’un bureau des affaires immobilières de la gendarmerie nationale (BAIGN) et d’une celluel méthode et synthèse.