Gestionnaire administratif(ve) et financier(ère)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Placé sous l’autorité de la Directrice Aménagement urbain et cadre de vie, le/la gestionnaire administratif et financier recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif et financier de toute la direction.
Il/elle assure le secrétariat et la gestion quotidienne de l’activité de la direction, participe à la préparation et assure le suivi du budget en collaboration avec la CAF de la DGA ADAT, assiste la directrice, le chef de service et le chargé d’opérations ODP. Missions / conditions d'exercice -- Participer à la préparation et assurer le budget le suivi du budget relatif à la direction :
oContribuer à la définition et la déclinaison des objectifs financiers relatifs à la direction
oContribuer à la préparation des différentes étapes budgétaires et superviser l’exécution des budgets en collaboration avec la CAF
oAssurer le traitement et le suivi des factures et des bons de commande de la direction
oAssurer le suivi budgétaire et administratif des opérations de travaux
oAssurer la saisie des bons de commande et la validation des factures sur le logiciel « Civil Finances »
oVérifier la disponibilité des crédits et le rythme des dépenses sur les engagements
oConcevoir et optimiser les procédures internes d’élaboration et d’ajustement du budget de la direction en relation avec la CAF

-- Assurer la gestion quotidienne de l’activité de la direction :
oAssurer l’accueil physique et téléphonique : renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent
oPrendre des notes, rédiger des courriers et mettre en forme des documents
oAssurer le secrétariat des réunions de coordination, d’autres réunions ou groupes de travail sur demande de la hiérarchie
oCoordonner le classement et l’archivage
oAssurer la continuité du secrétariat de la DGA
oAvoir une vue d’ensemble sur le temps de travail des agents de la direction et assurer le suivi des heures supplémentaires, récupérations, absences, formations etc…
oAssurer la coordination administrative (suivi du courrier ISIWORK, contrôle et suivi des demandes sur l’application GRU, relayer les informations…)
oRenseigner des tableaux de suivi des activités de la direction

-- Assister la directrice et le chef de service :
oÊtre en appui de la directrice et du chef de service sur certaines missions
oOrganiser l’agenda et la prise de rendez-vous
oIntégrer les priorités de la direction
oAssister certains agents ou chefs d’équipe sur des dossiers

-- Être en appui du chargé d’opérations ODP sur les dossiers ODP :
oAssurer l’accueil physique et téléphonique pour les demandes d’autorisation d’ODP
oAssurer le suivi des demandes en cours sous forme de tableau
oAssurer la mise en page, la numérotation, l’édition et la diffusion des arrêtés aux différents interlocuteurs
oAssurer le suivi des arrêtés avec redevance Profils recherchés Sens du service public et ses valeurs
- Connaissances de la comptabilité publique
- Autonomie et discrétion
- Sens de l’organisation, rigueur et réactivité dans l’organisation du travail
- Qualités relationnelles, sens du travail en transversalité et en équipe
- Maitrise des outils bureautiques (suite Office) et connaissance des logiciels métiers de comptabilité (CIRIL Finances) et de ressources humaines (CIRIL RH)
- Polyvalence, sens de l’initiative et de l’autonomie