Secrétaire

PRESENTATION DE LA STRUCTURE

L'Institut Confucius des Pays de la Loire est un acteur majeur de la coopération éducative et culturelle entre la France et la Chine. Il propose des cours de langue chinoise, organise des événements culturels et développe des partenariats avec les établissements scolaires, universitaires, les collectivités et les entreprises de la région.

Dans le cadre du développement de nos activités, nous recherchons un(e) alternant(e) motivé(e) pour accompagner la Direction dans la mise en œuvre des projets culturels, pédagogiques et de communication de l'Institut.


Vous serez sous l'autorité directe de la Direction française.


MISSIONS PRINCIPALES


Assurer l'accueil, le secrétariat administratif et le suivi des activités de l'Institut Confucius. Participer au bon fonctionnement de la structure en assurant la gestion administrative, financière et logistique des formations, des événements culturels et des activités pédagogiques.


MISSIONS DÉTAILLÉES


1. Accueil et secrétariat

* Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs, étudiants, partenaires et intervenants;
* Gérer les courriers électroniques et postaux ;
* Orienter et renseigner les différents publics ;
* Assurer le traitement, le classement et l'archivage des documents administratifs ;
* Rédiger des courriers, comptes rendus et documents administratifs.

2. Gestion administrative des formations

* Assurer le suivi des inscriptions aux cours, ateliers et examens HSK ;
* Constituer et mettre à jour les dossiers des apprenants ;
* Élaborer et suivre les plannings des cours et des enseignants ;
* Assurer le suivi administratif des absences, reports et modifications de cours ;
* Participer à la préparation des bilans d'activités pédagogiques.

3. Gestion administrative et logistique des événements

* Participer à l'organisation des manifestations culturelles, conférences, ateliers et animations ;
* Assurer les réservations de salles, matériels et prestations nécessaires ;
* Coordonner les inscriptions et l'accueil des participants ;
* Assurer le suivi logistique avant, pendant et après les événements ;
* Contribuer à la rédaction des bilans et rapports d'activité.

4. Gestion de la médiathèque

* Assurer le catalogage et l'enregistrement des ouvrages et supports ;
* Gérer les prêts, retours et relances ;
* Veiller à la mise à jour de l'inventaire ;
* Participer à la valorisation des ressources documentaires auprès du public.

5. Gestion administrative et financière

* Réaliser les opérations de caisse et l'encaissement des règlements ;
* Établir les devis et factures ;
* Assurer le suivi des paiements et des remises de chèques ;
* Participer à la tenue des tableaux de suivi budgétaire et comptable ;
* Préparer les pièces administratives nécessaires au suivi financier.

6. Communication et outils numériques

* Mettre à jour les bases de données et outils de suivi ;
* Participer à la diffusion des informations et à la promotion des activités de l'Institut ;
* Concevoir des supports simples de communication (affiches, flyers, visuels, newsletters) ;
* Utiliser les outils bureautiques et collaboratifs nécessaires à l'activité.

7. Appui à la vie institutionnelle

* Participer aux réunions d'équipe et rédiger les comptes rendus ;
* Préparer les convocations, ordres du jour et procès-verbaux des instances ;
* Assurer le suivi administratif des décisions prises ;
* Contribuer à la préparation des dossiers du personnel ;
* Participer activement à la vie associative et institutionnelle de l'Institut.


Compétences clés :


* Connaissance du fonctionnement administratif d'une association ou d'un établissement culturel ;
* Notions de gestion comptable et financière ;
* Maîtrise des techniques de secrétariat et d'organisation administrative.
* Sens de l'accueil et du service ;
* Rigueur et discrétion professionnelle ;
* Autonomie et esprit d'initiative ;
* Polyvalence et adaptabilité ;
* Sens du travail en équipe ;
* Excellent relationnel et capacité à travailler dans un environnement interculturel.


Profil recherché :


Formation de niveau Bac+3 et plus en gestion administrative, secrétariat ou assistanat.

Expérience : minimum 2 ans