Assistant de direction h/f

RESPONSABILITÉS :

- Assister le directeur dans ses actions pour la mise en oeuvre de la politique de l'institut et de l'université.
- Être en charge du suivi des postes des enseignants, enseignants-chercheurs.
- Assurer le suivi et le pilotage de la réalisation des heures d'enseignement pour les besoins des formations de l'Institut ST en lien avec la direction des ressources humaines de l'université.
- Assurer le suivi des affaires juridiques et institutionnelles de l'institut.
- Coordonner la communication de l'institut en lien avec le chef de pôle Stratégie, la Responsable Administrative et le chargé de mission.
Les missions sont réalisées en collaboration et en interaction avec l'équipe de direction, les directeurs de départements et de laboratoires, les services centraux compétents, tout particulièrement le service du personnel enseignant.
ACTIVITÉS PRINCIPALES
- Assurer l'assistance administrative du directeur de l'institut : gestion de l'agenda, élaboration de documents (courriers, tableaux, comptes-rendus...), interface et accueil des interlocuteurs, suivi des signatures, gestion et archivage des dossiers, etc...
- Coordonner et piloter, en lien avec les départements de l'institut et le pôle des personnels enseignants de la DRH, la réalisation des heures d'enseignement dans le logiciel ad' hoc "SAGHE" (potentiel enseignants, consommation des heures) ; être le référent de ce logiciel pour l'institut et apporter assistance aux utilisateurs de l'institut
- Suivre les dossiers administratifs des enseignants en lien avec les interlocuteurs internes de l'institut et de la direction : suivi des postes et des heures complémentaires, dossiers de vacations, recrutements, promotions, autorisations de cumuls, décharges, arrêts maladie, etc...
- Assurer l'organisation du conseil de l'institut (convocation, rédaction des comptes-rendus), mise en forme des arrêtés de jury, suivi des conventions de l'institut, etc...
- Coordonner la mise à jour des supports de communication de l'institut (y compris les pages internet de l'institut), être le référent "communication" K-sup de l'institut en lien avec les personnels de l'institut et la direction de la communication de l'université et de CY Tech. En lien avec la Cheffe de pôle Stratégie.
- Participer à l'organisation des évènements institutionnels (JPO, CRD...)

PROFIL RECHERCHÉ :

Connaissances (savoir) :
- Connaître l'environnement de la Recherche et de l'enseignement supérieur, l'organisation des études au sein du système universitaire et des établissements publics à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP)
- Connaître les missions et les priorités de CY et de l'institut sciences et techniques, son organisation.
- Anglais (B2-C2)
Compétences opérationnelles (savoir-faire) :
- Maîtriser les outils de bureautique, y compris de messagerie
- Savoir s'organiser, anticiper et gérer les priorités, respecter les échéances
- Concevoir des outils de suivi d'activité et les mettre à jour
- Maitriser l'orthographe (qualités rédactionnelles)
- Savoir travailler en équipe
Compétences comportementales (savoir-être) :
- Être rigoureux et faire preuve d'un grand sens de l'organisation et de la polyvalence
- Savoir s'adapter et anticiper ; avoir le sens de l'initiative
- Savoir rendre compte et faire des propositions ; savoir alerter, le cas échéant.
- Faire preuve de disponibilité et du sens de la discrétion
- Avoir le sens de l'accueil et le goût du relationnel
- S'impliquer dans l'actualisation de ses connaissances professionnelles (s'informer et se former le cas échéant)
Conditions de travail :
📆 Poste à pourvoir dès que possible, ouvert aux agents contractuels (CDD de 3 mois)
🕰️ 38h35 hebdomadaire | 52 jours de congés payés par an
🚇 Remboursement 75 % du titre de transports en commun pour déplacement domicile-travail
🩺 Participation employeur à mutuelle à hauteur de 15 € / mois
🎓 Politique de formation interne développée
📍 Poste basé sur le campus de Pontoise (95)
🌟 Offre sportive, culturelle (accès bibliothèque, conférences) et amicale du personnel
Rémunération :
• Selon expérience | Grille de la fonction publique d'état (Catégorie B/TECH) : entre 1700€ et 1950€ net par mois.