Référence CSP: O095251/209000131
Agent du Pôle Courrier/Accueil/Standard
Et Secrétariat et administratif pour le Secrétariat Général.
Missions générales du poste :
Gestion des missions relatives au Service Courrier et de l'Accueil.
Accueil/Courrier/information :
- Accueil physique externe et interne ;
- Accueil téléphonique ;
Gestion du courrier entrant et sortant (y compris les courriels): tri, ouverture, enregistrement sur logiciel, distribution, affranchissement...
Transmission du courrier interne et des parapheurs ;
Recherche de courriers, de courriels, contrôle des réponses chronos...
Tenue des documents relatifs au service (process, instructions, machine à affranchir, tarifs postaux...).
Sous la responsabilité du Secrétariat Général :
Mission administrative de Secrétariat :
• Frappe de courriers ;
• Conception de tableaux ;
• Mise à jour de fichiers (étiquettes, tableaux de coordonnées...) ;
• Relances téléphoniques ;
• Diffusion de la ‹ Lettre du Maire » ;
• Tenue du Recueil des Actes Administratifs ;
• Elaboration des Registres des Délibérations et des Arrêtés ;
• Scan des actes administratifs et tenue des fichiers informatiques afférents ;
• Diverses tâches de secrétariat, mises sous pli, classement...
• Suivi de l'affichage sur le panneau administratif Mairie ;
• Suivi des abonnements de la commune ;
• Télétransmission d'actes via la plateforme ACTES (contrôle de légalité) ;
• Mise en Iigne des actes sur le site de la ville (publication des actes) ;
• Création des bons de commande pour le Service.
Accueil RDC Mairie
Accueil du public et orientation de celui-ci vers les différents services ; Renseignements du public par téléphone et à I’accueil (tarifications, programmation culturelle, numéros de téléphone des administrations...) ;
Tenue du standard de la Mairie ;
Recherche de renseignements pour répondre au mieux aux demandes des usagers ; Centralisation des informations pratiques pour répondre aux usagers ;
Mise à jour des informations, mise à disposition de fascicules, brochures et affichettes sur le panneau d'information de l'accueil ;
- Etre à l'écoute des usagers (réclamations, suggestions...) ; Renseignements pour les dossiers de CNI/Passeports et PACS ;
Permanences libres de M. le Maire : travail en collaboration avec le Secrétariat du Maire pour l'accueil et l'orientation des administrés ;
Travail en collaboration avec les Services municipaux, notamment les services du rez-de- chaussée Mairie ;
Stationnement payant
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