Dans le cadre de la préparation au départ progressif à la retraite de notre Assistante de Direction, nous recherchons un(e) Assistant(e) afin de se former durant la période de transition, puis de prendre sa relève. Ce poste constitue une belle opportunité de formation et d'intégration au sein de notre équipe administrative.
Les missions principales :
Gestion administrative : Accueil physique et téléphonique, gestion du courrier, mise à disposition des consommables au siège (fournitures de bureau, alimentaires, etc.), gestion des commandes de papeterie pour les agences. Support à la direction : Coordination de la préparation des réunions de direction, élaboration de présentations, mails et communications internes, mise en place des indicateurs de performance, suivi de dossiers spécifiques. Communication interne et externe : Mise à jour des documents de présentation de l'entreprise et des organigrammes, diffusion des informations internes aux agences, collecte des actualités du groupe et des directions régionales, rédaction d'articles et gestion de la communication externe (réseaux sociaux, site internet). Missions en lien avec la RSE : collecte des indicateurs RSE, mettre en forme les rapports RSE, participer au formalisme ECOVADIS. Organisation d'événements : Coordination des déplacements et événements pour les collaborateurs au siège (logistique, hôtels, transports), gestion de l'intégration des nouveaux collaborateurs (convocations, préparation des salles, gestion des documents). Suivi du parc automobile et des assurances : Gestion du suivi des assurances (automobile, machines, bâtiments), vérification des facturations et coordination des livraisons et marquages des véhicules. Gestion immobilière : Suivi des baux, gestion des sinistres, facturation des loyers, maintenance des locaux et suivi des petits travaux. Soutien administratif au service comptabilité (mission temporaire pour accompagner un second départ à la retraite - période de 1 à 2 ans): Vérification du chiffre d'affaires mensuel, saisie et règlement des notes de frais, intégration des virements et chèques, et aide à la saisie des factures fournisseurs.
Vous êtes reconnu(e) pour votre sens de l'organisation, votre rigueur et votre autonomie. Vous savez gérer les priorités avec méthode et discrétion, et appréciez d'être en appui d'une direction dans des missions variées, aussi bien stratégiques qu'opérationnelles.
Doté(e) d'un bon sens relationnel, vous communiquez avec clarté à l'écrit comme à l'oral, et vous faites preuve de réactivité dans vos échanges avec des interlocuteurs internes et externes.
Vous êtes à l'aise avec les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook.) et avez une appétence pour la structuration de l'information, la mise en forme de supports, ainsi que pour le suivi administratif rigoureux.
Votre curiosité, votre implication et votre envie de contribuer à la vie d'entreprise seront de réels atouts pour réussir dans cette fonction au cœur de notre organisation.
Une première expérience en assistanat de direction, communication ou gestion administrative serait appréciée.
Conditions du poste :
Une prise en main sur le poste pendant 2 ans et sur la première année une retraite progressive de notre assistante de direction sur 2 jours. Rémunération 2250 à 2450 en fonction du profil. Système de flexibilité des horaires de travail (Modulation du temps de travail trimestrielle/ Plages variables d'arrivée (entre 08h00 et 09h00) et de départ (entre 16h00 et 18h30 et 15h30 le vendredi). Prime sur objectifs (40% collectif + 60% objectifs individualisés) - 100% d'atteinte = 1 mois de salaire Prime de 150€ brut - pour l'organisation d'un évènement convivial (sur la base du volontariat) Mutuelle et prévoyance Groupe.
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