Cdd - secretaire - assistant.e h/f

CDD - SECRETAIRE - ASSISTANT.E H/F

Quel sera votre rôle ?
Vous assurez des missions classiques de secrétariat : apporter un appui logistique et administratif aux membres des équipes.
Plus en détail, il s'agit de :

1- Organiser les missions et déplacements des membres des équipes:
- Élaborer les documents préparatoires : dossiers, ordre de mission, messages, lettres d’invitation, demandes de visas etc.
- Saisie, contrôle et édition dans les bases de données ou applications correspondantes;
- Réaliser des notes de frais, commandes et achats relatifs à ces déplacements en conformité avec les règles et procédures internes;
- Gérer les contacts nécessaires avec les services supports internes, prestataires, fournisseurs, interlocuteurs externes.

2- Réaliser les missions de secrétariat pour le management et les membres des équipes :
- Enregistrer, traiter et diffuser des informations (courriers, mails, appels téléphoniques…);
- Organiser l’agenda collectif et prendre des rendez-vous en fonction des priorités des managers;
- Rédiger des courriers/notes/compte rendus;
- Alimenter, relire et mettre en forme des documents, des supports de réunions, de séminaires;
- Assurer l’accueil téléphonique et physique pour les équipes;
- Tenir à jour une documentation, un classement, l’archivage et les pages Internet des équipes;
- Réaliser des travaux d’appui pour le service (photocopies, classement, gestion du stock fournitures etc.) ;
- Organiser la logistique de réunions ou séminaires ou autres temps collectifs d’équipe (y compris, commandes et achats relatifs à ces réunions/séminaires/temps collectifs en conformité avec les règles et procédures internes);
Gestion des arrivées et des départs dans les équipes (demande de badge, ordinateur, autres équipements…).

3- Gérer toute autre activité de secrétariat/assistanat nécessaireà la bonne marche des équipes.

Ces différentes tâches sont susceptibles d’évoluer en fonction des besoins des équipes.

Qui recherchons nous ?

Profil recherché :

- bonne connaissance des missions de secrétariat : prise de notes, gestion administrative, organisation de déplacements professionnels, organisation de réunions, rédaction de courriers ;
- bonne connaissance de l'outil informatique et du Pack Office;
- très bonne organisation du travail et une grande rigueur;
- sens du service, aimant travailler en équipe, impliqué.e, force deproposition, fédérateur.trice et motivé.e.

Une connaissance des applications utilisées par l’AFD pour l’organisation des déplacements professionnels notamment serait un atout.

Un bon niveau d’anglais est souhaitable mais pas obligatoire.

Quelle équipe allez-vous rejoindre ?
Au sein de la direction exécutive Solutions de Développement Durable (SDD) : - l’activité de la Division Appui à la Passation de Marchés (APM) consiste à apporter un appui méthodologique et opérationnel aux équipes de l’AFD du siège et en agence sur l'ensemble des questions relatives à la passation de marchés et à leur exécution. APM assure également la préparation et l’animation de formations internes et aux bénéficiaires des financements de l’AFD, ainsi que la production et/ou la mise à jour des procédures, outils et documents méthodologiques « passation de marchés ». La division APM compte 11 agents. - la division Energie (EGI) est chargée de mettre en œuvre des projets en appui à la transition énergétique dans une soixantaine de pays, en mobilisant des outils financiers et d'assistance technique. La division EGI compte environ 35 agents (Responsables d’Equipe Projet - REP, Chargé d’Appui aux Opérations - CAO et consultants) et une assistante à temps plein. Dans le cadre d’un remplacement de congés maternité (durée minimum de 4 mois), vous serez affectée à la division APM comme assistant.e, et partagerez votre temps avec la division EGI où vous appuierez l'autre assistante, principalement sur l'organisation des missions et des déplacements des agents (70% du poste). Par ailleurs, vous pourrez être amené.e à assurer des missions similaires pour d’autres équipes, par intérim, et dans le cadre d’une organisation globale au sein de la Direction Exécutive SDD, en cas d’absences d’autres assistant-e-s.

Pourquoi rejoindre l’Agence Française de Développement ?
Rejoindre l’AFD, c’est contribuer à la construction d’un monde en commun, c’est la mission de notre Groupe. Un monde en commun, c’est un monde qui préserve et défend ces cinq grands biens communs que sont la planète, le lien social, la paix, les partenariats et la prospérité économique.