Assistant de direction dgs - mairie de villiers-le-bel

Vos missions en quelques mots Sous l’autorité hiérarchique du DGS et fonctionnelle de la direction générale •Assurer le secrétariat des directeurs généraux adjoints et du directeur général des services ; •Organisation des réunions / tenue des agendas des directeurs généraux adjoints et du DGS ; •Organiser le secrétariat des commissions de rattachement (convocation des élus, réalisation du dossier, préparation de la trame du compte rendu, communication du compte rendu) ; •Traiter et assurer le suivi du courrier /supervision de la base courrier Elise des secteurs de rattachement ; •S’assurer du respect des chartes graphiques des courriers ; •Organiser un suivi spécifique / relance des courriers signalés •Garant de la tenue des calendriers des services de rattachement sur les campagnes annuelles : délib, budget, évaluation… •Gérer les fournitures des services de rattachement ; •Réaliser ou assurer le suivi des tableaux de bord des services de rattachement ; •Saisir des notes, des comptes rendus, bons de commandes et des courriers divers, classer archiver ; •Gestion de dossiers à la discrétion des directeurs généraux ; •Aider à la transmission des actes municipaux au contrôle de légalité ; •Assurer toutes autres tâches liées au poste de travail et inhérentes aux missions de la Direction. •Missions spécifiques de l’assistante de l’hôtel de ville : Gestion et suivi des infractions routières (contraventions /forfaits post-stationnement), Mise à jour du Plan Communal de Sauvegarde •Gestion ponctuelle de certains dossiers Profil recherché •Formation administrative ; •Sens de l’organisation et de l’initiative ; •Capacité d’adaptation et d’autonomie ; •Capacité à travailler en transversalité avec les élus, les responsables de service et les services municipaux ; •Discrétion professionnelle ; •Sens du service public ; •Qualités relationnelles ; •Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Outlook) et des différents logiciels (ELISE, CIRIL…) ;