Office manager h/f

Descriptif du poste

✨ Rejoindre Qare, c’est embarquer dans une aventure humaine et technologique où chaque jour compte pour améliorer la vie de millions de personnes. Que vous soyez passionné(e) par la tech, la santé ou l’innovation, vous trouverez ici un terrain de jeu à la hauteur de vos ambitions !

🫵Votre rôle

L’Office Manager garantit le bon fonctionnement quotidien du bureau et contribue à la qualité de l’environnement de travail. Il est responsable des fonctions support, coordonne la logistique des événements internes et veille au confort des collaborateurs.


🤝Vos missions

Organisation de visites & réunions externes

* Organiser et coordonner les visites externes et réunions

* Accueillir les visiteurs : préparer leur venue, organiser les accès et badges, orienter sur site.

* Planifier l’agenda des visites (réunions internes, rencontres équipes, visites des locaux).

* Coordonner la logistique des déplacements (transports aéroport, taxis/VTC, hébergements si nécessaire).

* Gérer la restauration liée aux visites (réservations, commandes, sélection de restaurants ou traiteurs).

Logistique événementielle & événements internes

* Concevoir, planifier et organiser les événements internes (team building, summer party, ateliers, etc.).

* Rechercher et sélectionner les lieux adaptés et les prestataires (traiteurs, salles, animations).

* Organiser des séminaires internes actuels ou futurs.

* Gérer l’ensemble de la logistique : restauration, matériel, décoration, réservations d’espaces.

* Préparer les salles de réunion (disposition, équipements, supports).

* Coordonner avec l’IT et les services support pour assurer le bon fonctionnement technique.

* Assurer la communication interne autour des événements (invitations, emails, rappels).

* Superviser le bon déroulement le jour J et assurer le suivi post évènement (feedback, amélioration continue).

* Suivre et optimiser le budget événementiel.

Gestion des services généraux & des bureaux

* Gérer le courrier entrant et sortant.

* Piloter la gestion des fournitures et le suivi des stocks.

* Coordonner avec le gestionnaire du site et les prestataires techniques.

* Veiller au bon fonctionnement des bureaux (maintenance, équipements, signalement des incidents).

* Assurer un rôle de relais entre les équipes internes et les intervenants externes.

Assistanat & support administratif

* Assurer une part d’assistanat auprès de la direction (gestion d’agenda, organisation de réunions, coordination ponctuelle).

* Apporter un support administratif transversal selon les besoins.

Gestion budgétaire Office

* Élaborer et suivre le budget Office.

* Contrôler les dépenses (fournitures, événements, prestataires).

* Optimiser les coûts et assurer un reporting régulier à la direction.

Référent SSCT (Santé, Sécurité et Conditions de Travail)

* Assumer le rôle de référent SSCT.

* Veiller au respect des obligations en matière de santé et sécurité au travail.

* Être le point de contact interne sur ces sujets et assurer le suivi des actions nécessaires.


👩‍💼Votre profil

* Formation Bac+2 minimum en gestion, administration, assistanat de direction, RH ou domaine équivalent.

* Expérience confirmée de 3 ans minimum sur un poste similaire.

* Excellente capacité d’organisation et de gestion des priorités.

* Fort sens du service avec une approche orientée solutions.

* Autonomie dans la gestion des missions et esprit d’initiative.

* Capacité à coordonner efficacement des interlocuteurs variés (équipes internes et externes).

* Fiabilité, rigueur et sens des responsabilités.

* Excellentes qualités relationnelles et de communication.

* Gestion opérationnelle des services généraux.

* Suivi et pilotage de budgets.

* Coordination et gestion de prestataires externes.

* Organisation logistique d’événements internes.

* Maîtrise des outils bureautiques (PowerPoint, Excel, etc.)

😍Pourquoi nous rejoindre ?

* Des actions en interne mises place pour préserver la santé mentale et physique des collaborateurs.

* Un équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

* Un mode de travail hybride : possibilité de télétravailler jusqu’à trois jours par semaine de manière flexible.

* Un espace de travail éco-responsable où il fait bon travailler.

La diversité est une force. Nous nous engageons à garantir l'égalité des chances à toutes et tous et encourageons toutes personnes à postuler. Si vous avez un handicap nécessitant d’adapter vos conditions de travail matérielles et/ou organisationnelles, nous serons à l’écoute.