Référence CSP: 2025-2129536
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Définition de la fonction : Assurer le secrétariat du directeur, de la Directrice Adjointe et Responsable Administratif et Financier de l’iUT NFC
Champ des relations :
En interne: la Direction, les personnels (enseignants, administratifs et techniques), les étudiants, les services centraux de l’UMLP
En externe: les professionnels, les collectivités locales, les administrations
Activité 1 : Organisation de l’agenda de la Direction
Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien (prise de RDV, prise de contact, e-mails, déplacements, etc.) de la Direction
Réceptionner le courrier, les appels téléphoniques
Assurer l’accueil physique et téléphonique lié à la direction
Organiser et gérer la logistique des réunions
Activité 2 :Gestion administrative
Assurer la préparation et le suivi des conseils de direction, d’institut et des commissions (convocations, documents préparatoires, comptes-rendus, réservation de salle, réception, etc.)
Procéder à l’archivage des pièces administratives
Gestion des flux de documents entrants et sortants
Rédaction et mise en forme de documents divers (lettres, rapports de présentation, etc.)
Edition et suivi des bons de commande, des engagements juridiques et des services faits pour la direction
Activité 3 : Gestion d’évènements et actions ponctuelles
Co-piloter des actions ponctuelles (événements, séminaires, accueil d’invités, auditions de recrutement, etc.) en lien avec la direction et les services concernés
Organiser les déplacements, les réunions et des rendez-vous
Gérer les réservations
Le poste, basé à Belfort, est ouvert uniquement aux contractuels.
Il est à pourvoir du 9 février au 1er juin 2026.
L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire.
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