Description :
Rattaché(e) à la Direction Générale Adjointe des services à la population, vous pilotez un service clé au cœur de la relation avec les administrés.
MISSIONS PRINCIPALES
PILOTAGE ET MANAGEMENT DU SERVICE :
* Encadrer et animer une équipe de 3 agents.
* Organiser, répartir la charge de travail et optimiser les processus du service.
* Gérer les plannings, les congés et assurer la continuité du service.
* Former et accompagner les agents dans l'évolution de leurs compétences en lien avec le service RH.
GESTION DES ACTIVITÉS ÉTAT CIVIL :
* Garantir la parfaite application du code civil et la légalité des actes (naissances, mariages, décès, PACS, recensement militaire).
* Superviser l'établissement, la transcription et la conservation des actes d'état civil.
* Organiser les cérémonies de mariage et de baptême républicain.
* Être l'officier(ère) d'état civil habilité(e) à officier lors des mariages.
ORGANISATION DES PROCESSUS ÉLECTORAUX :
* Préparer et orchestrer l'ensemble des opérations électorales (nationales, locales, référendums).
* Manager la mise à jour et la tenue des listes électorales.
* Coordonner la logistique (matériel, bureaux de vote, formation des assesseurs) en lien avec les services techniques.
* Assurer le bon déroulement du scrutin et la proclamation des résultats.
ORGANISATION DU RECENSEMENT DE LA POPULATION :
* Organiser la constitution et le suivi des listes du recensement
* Constituer et organiser l’équipe des agents recenseurs
* Organiser la transmission des documents à l’INSEE.
GESTION DU CIMETIÈRE
* Mettre en place le nouveau logiciel de gestion
* Participer à la mise à jour du registre et à toutes les opérations administratives
* Assurer une veille sur l’évolution de la règlementation
MANAGEMENT DE L'ACCUEIL ET DE LA RELATION AUX USAGERS :
* Garantir la qualité d'accueil physique et téléphonique des administrés à l’hôtel de ville et dans les mairies déléguées
* Améliorer en continu la relation usager et les procédures d'accès aux droits.
* Traiter les réclamations et situations complexes.
Profil recherché :
DIPLÔME :Titulaire au minimum d'un diplôme de niveau Bac+3 (Licence, Licence Pro, Bachelor) en droit public, administration territoriale, management ou équivalent.
EXPÉRIENCE :Une expérience significative d'au moins 5 ans dans un service d'état civil et/ou d'élections au sein d'une collectivité territoriale est indispensable. Une première expérience en encadrement d'équipe est fortement appréciée.
COMPÉTENCES TECHNIQUES REQUISES :
* Maîtrise parfaite de la réglementation relative à l'état civil, aux élections et au recensement.
* Expérience avérée dans l'organisation d'élections.
* Maîtrise des logiciels métiers (État Civil, listes électorales) et de la suite Office.
QUALITÉS PERSONNELLES :
* RIGUEUR, INTÉGRITÉ ET DISCRÉTION ABSOLUE(secret professionnel).
* Excellentes qualités relationnelles, sens du service public et pédagogie.
* Réactivité, capacité à travailler sous pression et à respecter des délais stricts.
* Force de proposition et sens de l'organisation.
* Leadership et aptitude au management d'une équipe.
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