Assistante administrative et budgétaire - location salles communales, vie associative et[]

Vos missions en quelques mots La ville de Meylan, commune de l’agglomération grenobloise est avec ses 17 728 habitants, la 5ème commune de la Métropole et compte 550 agents travaillant dans des services diversifiés. La direction Education culture et sport regroupe 9 services (350 agents) intervenant auprès de l’ensemble des publics (avec un coeur de cible 0-25 ans). Au sein de la direction Education culture et sport, vous êtes positionné dans le Service d’Appui à l’Administration (S2A), service support des services opérationnels, qui regroupe 18 agents. Le service d’appui à l’administration (S2A) de la direction Education Culture et Sport est composé : - D’une cheffe de service - De 2 gestionnaires - De 12 assistantes administratives et budgétaires Le poste d’assistante en charge de la vie associative et de la location des salles est hiérarchiquement rattaché directement à la cheffe du S2A. Au sein du service d’appui à l’administration Education-Culture-Sport, vous assurez un rôle central dans la gestion administrative des locations de salles, du soutien à la vie associative et de l’organisation des événements municipaux. Vous êtes l’interlocuteur privilégié des usagers, associations et partenaires pour toutes les demandes liées aux équipements communaux. À ce titre, vous assurez l’accueil et le renseignement du public (physique, téléphonique et par mail), ainsi que le traitement administratif des demandes via les outils métiers de la collectivité. Vous prenez en charge la gestion des locations de salles pour les particuliers et les entreprises : instruction des demandes, vérification des pièces justificatives, rédaction des conventions, facturation et élaboration des actes administratifs associés. Vous participez également à la gestion des mises à disposition des locaux et du matériel communal pour les associations. Vous contribuez à l’élaboration des plannings annuels des équipements, au suivi des dossiers associatifs et à l’accompagnement des associations dans leurs démarches administratives (demandes de locaux, subventions, matériel, utilisation de la plateforme Mariloo…). En lien avec l’activité événementielle de la collectivité, vous apportez un appui administratif et budgétaire à l’unité Événements : suivi budgétaire, préparation des actes administratifs, secrétariat, gestion des achats et des stocks, ainsi que soutien logistique ponctuel lors des manifestations organisées par la Ville. Polyvalent, organisé et doté d’un bon relationnel, vous contribuez à la continuité du service public en pouvant intervenir sur d’autres missions administratives et budgétaires du service selon les besoins. Profil recherché SAVOIRS : - Connaissance de l’environnement de la fonction publique territoriale et le fonctionnement des collectivités. SAVOIR-FAIRE OPERATIONNELS : - Maîtrise des outils informatiques bureautiques (pack office) - Maitrise des logiciels métiers - Bon niveau rédactionnel SAVOIR-ETRE ET COMPETENCES RELATIONNELLES : - Sens du collectif et de l’intérêt général - Organisation, réactivité, rigueur et méthode - Respect de la confidentialité - Disponibilité - Discernement et diplomatie