Assistant.e de formation (h/f)

Présentation de la structure

Le GRETA-CFA Aquitaine est un regroupement d'établissements publics locaux d'enseignement qui mutualisent leurs compétences et leurs moyens pour proposer une offre de formation pour les adultes sur l'Aquitaine. Il est composé de 9 agences sur l'ensemble de la Nouvelle Aquitaine.

Le GRETA-CFA Aquitaine propose de nombreuses formations dans de nombreux secteurs (Bâtiment Energie, Compétences Clés, Hôtellerie-Restauration-Tourisme, Industrie, Numérique, Audiovisuel, Santé Sanitaire et Social, Sécurité, Tertiaire, Transport, VAE, Bilan de compétences, Optique, Métiers de l'art.).

Le GRETA-CFA Aquitaine recrute pour son Agence Tertiaire au sein du « Centre Tertiaire C3» un.e «assistant.e de formation ».

Missions principales

En relation avec le Conseiller en formation professionnelle (CFP) et la coordinatrice du site et dans le cadre de la politique définie par la Direction :

Accueil et recueil de la demande :

Accueillir et recueillir la demande
Accueillir par téléphone et physiquement le public et les apprenants du site
Renseigner et orienter les demandeurs sur l'ensemble de l'offre de formation et les modalités d'accès
Recevoir les demandes écrites et téléphoniques en collaboration avec le CFP et/ou la coordinatrice du site
Animer et organiser l'espace d'accueil et d'information
Actualiser l'affichage, les informations mises à la disposition du public
Prendre les rendez-vous d'accueil en collaboration avec la/le CFP et/ou le/la coordinatrice du site.

Traitement des demandes :

Traiter les demandes écrites et téléphoniques en collaboration avec la CFP /coordonnatrice
Selon le cahier des charges du commanditaire, envoyer les propositions
Suivre et relancer les devis
Participer à l'organisation des examens

Organisation de la prestation :

Accueillir et informer les apprentis/clients /stagiaires
Préparer, saisir et envoyer les documents relatifs au déroulement de l'action de formation
Constituer les dossiers de financement et de rémunération et assurer le suivi
Constituer les dossiers administratifs des stagiaires et apprentis et leur archivage
Formaliser les contrats / avenants des stagiaires / apprentis (conventions, accords de prise en charge, Cerfa)
Recueillir, vérifier et transmettre au référent RH de l'Agence les états de service des formateurs
Effectuer le suivi des stagiaires / apprenants tout au long de la formation
Assurer la saisie du tableau de suivi
Mettre en place, recueillir et synthétiser les évaluations de satisfactions (fin de formation et à 6 mois) des stagiaires et apprentis.

Suivi et contrôle des informations :

Contrôler et mettre à jour les données dans les différents systèmes d'information du GRETA et des financeurs / commanditaires (ajustement, rupture, ...)

Participer à la démarche qualité :

Être force de proposition sur l'amélioration des processus
Contrôler les documents qualité

Compétences opérationnelles :

Maîtriser l'environnement de la formation continue et de l'apprentissage : partenaires, règlementation, label Qualiopi, Eduform
Maîtriser l'offre de formation de l'Agence Tertiaire
Maîtriser la communication orale et écrite

Compétences relationnelles ou savoirs comportementaux et relationnels :
Maîtriser les outils bureautiques : traitement de texte, tableur, gestionnaire de base de données
Organisé
Excellent sens relationnel
Autonomie, esprit d'initiative
Rigueur de travail
Travailler en équipe

À compétences égales, une attention particulière sera aux personnes en situation de handicap.

Formation
Vous êtes titulaire d'un Bac +2. Expérience requise

Lieu d'activité
Centre Tertiaire C3 - Lycée Victor-Louis, 2 avenue de Thouars, 33405 Talence

Statut
CDD contractuel dès que possible jusqu'19 avril 2026

Si le poste vous intéresse, merci d'adresser votre CV et une lettre de motivation à l'adresse suivante :
rh.agence.tertiaire@greta-cfa-aquitaine.fr