Assistant-e administratif-ve d'équipes de recherche

Informations générales Organisme de rattachement INRIA de Lyon Référence 2025-2121540 Date de début de diffusion 01/12/2025 Date de parution 01/12/2025 Localisation Villeurbanne – France Intitulé long de l'offre Assistant-e administratif-ve d'équipes de recherche Date limite de candidature 31/12/2025 Employeur Le centre Inria de Lyon est le 9ème centre de recherche Inria. Créé en janvier 2022, il regroupe environ 320 personnes au sein de 19 équipes de recherche et des services supports à la recherche. Nature du contrat CDD d'1 an Versant Fonction Publique de l'Etat Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire) Nature de l'emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels Domaine / Métier Direction et pilotage des politiques publiques - Assistante / Assistant de direction Statut du poste Vacant Intitulé du poste Assistant-e administratif-ve d'équipes de recherche Descriptif de l'employeur Le centre Inria de Lyon est le 9ème centre de recherche Inria. Créé en janvier 2022, il regroupe environ 320 personnes au sein de 19 équipes de recherche et des services supports à la recherche. Ses équipes sont localisées à Villeurbanne, à Lyon Gerland, ainsi qu’à Saint-Etienne. Le centre de Lyon est présent dans les domaines du logiciel, du calcul distribué et haute performance, des systèmes embarqués, du calcul quantique et de respect de la vie privée dans le monde numérique, mais aussi de la santé et de la biologie numériques. Descriptif du service Le métier d’Assistant-e d’Equipes de Recherche (AER) est une originalité et un atout important dans le modèle organisationnel Inria. L’assistant-e d’équipes de recherche est l’interlocuteur-rice privilégié-e des demandes des membres des équipes car le service des AER (SAER) est un service d’appui qui travaille au sein des équipes, en relation étroite et permanent avec les chercheurs. Les AER sont compétent-e-s pour prendre en charge des activités nombreuses et variées dans les domaines budgétaires, contractuels et ressources humaines. Au sein du (SAER), l’assistant-e d’équipes de recherche est à la fois membre permanent du SAER et des équipes projet et travaille pour 2 à 3 équipes de recherche. L’AER est placé-e, sous l’autorité de la responsabilité hiérarchique de la Responsable des AER de Lyon et sous la responsabilité fonctionnelle des chefs d'équipes. Description du poste Votre rôle consiste à faciliter le bon déroulement des activités administratives des équipes de recherche en assurant une coordination et mise en œuvre efficace des processus. L’AER assure un rôle d’interface de proximité entre les équipes de recherche et les services partenaires. Les AER sont compétents pour prendre en charge des activités nombreuses et variées tels que les affaires générales, le budget, les finances et contrats de recherche, l’accueil de personnel, la gestion de la communication et des évènements organisés par les équipes, tout en respectant les normes et procédures d'Inria. Pour en savoir plus sur les missions et le périmètre du métier d'assistant d'Equipes de Recherche chez Inria, visionnez : https://www.youtube.com/watch?v=LjGnb2mJaWg Coordination Administrative et Assistance aux équipes -Assurer l'interface entre les chercheurs et les services administratifs, financiers, RH et de communication, en garantissant une coordination de qualité. -Accompagner les chercheurs pour la prise en main des différents outils -Garantir la bonne application des procédures Gestion RH -Participer aux processus de recrutement et accueil des nouveaux membres des équipes de recherche (Initier les dossiers des personnels non permanents rémunérés et non rémunérés et des stagiaires) -Préparer l'arrivée et l’intégration des nouveaux entrants -Informer et orienter les personnels de l'équipe dans leurs démarches RH -Apporter un soutien administratif aux chercheurs, notamment dans l'accompagnement des doctorants, la diffusion d'informations pertinentes, et l'accueil des nouveaux membres de l'équipe Gestion budgétaire, financière et contractuelle -Gérer les déplacements professionnels des scientifiques (transport et hébergement, …) -Organiser les déplacements des invités -Etablir les demandes d’achat et assurer le service fait -Assurer le suivi budgétaire des projets de recherche, en contribuant à la gestion efficace des ressources contractuelles et à la préparation des entretiens budgétaires -Suivre et analyser les différents budgets alloués aux équipes de recherche, en jouant un rôle d'alerte et de conseil auprès des responsables d'équipes Communication et relations extérieures -Organiser et faciliter les réunions d'équipe, les séminaires, et les événements scientifiques, en veillant à leur logistique et leur bon déroulement -Contribuer à une communication fluide au sein de l'équipe et avec les partenaires externes, en participant à la mise à jour des sites Web de l’équipe et ceux dédiés aux évènements scientifiques Conditions particulières d'exercice Sécurité défense : Ce poste est susceptible d’être affecté dans une zone à régime restrictif (ZRR), telle que définie dans le décret n°2011-1425 relatif à la protection du potentiel scientifique et technique de la nation (PPST). L’autorisation d’accès à une zone est délivrée par le chef d’établissement, après avis ministériel favorable, tel que défini dans l’arrêté du 03 juillet 2012, relatif à la PPST. Un avis ministériel défavorable pour un poste affecté dans une ZRR aurait pour conséquence l’annulation du recrutement. Votre maîtrise de la langue anglaise (niveau B1 minimum), des outils bureautiques et informatiques, ainsi que votre sens du service et de l'écoute vous permettront de répondre aux attentes et aux besoins des équipes de recherche dont vous aurez la coordination administrative. Le petit plus : Une connaissance de l'environnement de la recherche et de la fonction publique facilitera votre prise de poste Descriptif du profil recherché Connaître les principes de la gestion budgétaire et les différents financements de la recherche Sens de l'organisation, de l'initiative et de la priorisation des tâches Maîtrise des outils bureautiques, collaboratifs et d’outils de gestion Maitriser l’anglais écrit et oral (niveau B1 minimum du CECRL) Aptitude à travailler en équipe, à communiquer efficacement et à s'adapter à un environnement en constante évolution Avoir le sens du service, de la pédagogie et de la diplomatie Faire preuve d’autonomie, de proactivité et de réactivité Maîtriser les techniques de reporting A votre arrivée, vous serez accompagné.e dans votre prise de poste avec une formation adaptée. Niveau de diplôme exigé : Bac ou équivalent Autre diplôme apprécié : Bac2 Niveau d'expérience souhaité : De 3 à 5 ans Temps plein Oui Rémunération contractuels (en € brut/an) Selon la grille interne Informations complémentaires Informations complémentaires Avantages Restauration subventionnée Transports publics remboursés partiellement Congés: 7 semaines de congés annuels 10 jours de RTT (base temps plein) possibilité d'autorisations d'absence exceptionnelle (ex : enfants malades, déménagement) Possibilité de télétravail (après 6 mois d'ancienneté) et aménagement du temps de travail Équipements professionnels à disposition (visioconférence, prêts de matériels informatiques, etc.) Prestations sociales, culturelles et sportives (Association de gestion des œuvres sociales d'Inria) Accès à la formation professionnelle Sécurité sociale Pour postuler, merci de vous postuler directement sur le site Inria (https://jobs.inria.fr/public/classic/fr/offres/2025-09529) Télétravail possible Oui Management Non Localisation du poste Europe, France, Auvergne-Rhône-Alpes, Rhône (69) Géolocalisation du poste 56, Boulevard Niels Bohr - CS 52132 69603 Villeurbanne – France Lieu d'affectation (sans géolocalisation) 56, Boulevard Niels Bohr - CS 52132 69603 Villeurbanne – France Critères candidat Niveau d'études / Diplôme Niveau 4 Baccalauréat Niveau d'expérience min. requis Débutant Compétences attendues Connaître les principes de la gestion budgétaire et les différents financements de la recherche Sens de l'organisation, de l'initiative et de la priorisation des tâches Maîtrise des outils bureautiques, collaboratifs et d'outils de gestion Maitriser l'anglais écrit et oral (niveau B1 minimum du CECRL) Aptitude à travailler en équipe, à communiquer efficacement et à s'adapter à un environnement en constante évolution Avoir le sens du service, de la pédagogie et de la diplomatie Faire preuve d'autonomie, de proactivité et de réactivité Maîtriser les techniques de reporting Date de vacance de l'emploi 01/12/2025