Référent apogee - faculté des sciences economiques et de gestion

À propos de nous

Acteur majeur de l’innovation universitaire ancré dans le Grand Est Parisien, l’Université Paris Est Créteil développe une approche en synergie de ses missions de formation, de recherche, d’insertion professionnelle et de lien avec les partenaires. Elle favorise les démarches interdisciplinaires pour répondre aux défis de la société dans son environnement.

L'UFR de Sciences Economiques et de Gestion accueille plus de 1700 étudiants préparant les diplômes de la licence au Master. Ouvert à l'international, et conçu pour être au plus près des besoins du monde professionnel, les différents cursus sont proposés en formation initiale, apprentissage ou formation continue.


Mission

L'UFR de Sciences Economiques et de Gestion (FSEG) est l’une des composantes de l'Université Paris Est-Créteil (UPEC). Elle accueille 1 600 étudiants et propose une offre équilibrée de formations, de la licence au master en formation initiale, en apprentissage et en formation continue. Ouverts à l’international, les cursus sont conçus en lien étroit avec les besoins du monde professionnel.

Dans ce contexte, la FSEG recrute un(e) référent(e) APOGEE.

Missions :

Le / La référent(e) APOGEE, placé(e) sous l’autorité de la responsable administrative et de la responsable de la scolarité de la composante, assure la structuration et la saisie des données nécessaires à l’utilisation de l’outil de gestion APOGEE, ainsi que le suivi des processus liés à la scolarité des étudiants et stagiaires inscrits aux différents diplômes universitaires portés par la FSEG.

Le / La référent(e) APOGEE est la personne ressource pour toutes les questions liées à APOGEE au sein de la composante. Il/elle assure le relais entre le pôle Si-Scolarité (Système d’Information Scolarité), en charge des outils de gestion de la scolarité, et la composante. Ses missions sont réalisées en étroite collaboration avec les gestionnaires de scolarité.

Activités principales :

1. Modélisation des formations sur l’outil APOGEE

* Structurer l’ensemble des formations dans APOGEE : arborescences, création des codes, règles de calcul des notes, liens de correspondance ;

* Vérifier, en collaboration avec la responsable de scolarité et la responsable administrative, la mise en œuvre des modalités contrôles de connaissances ;

* Créer les maquettes des procès-verbaux de jurys et des relevés de notes ;

* Tester la modélisation avant la saisie des notes par les gestionnaires de scolarité afin de garantir l’application correcte des règles de calcul ;

* Mettre à jour les formations et les modalités de contrôle des connaissances.

2. Post modélisation et gestion de l’outil

* Créer les groupes (niveau licence – IP Web).

* Participer à l’ensemble des jurys et veiller au bon déroulement des délibérations ;

* Gérer le report des notes en session 2 et garantir la cohérence des résultats ;

* Archiver les procès-verbaux ;

* Clôturer les sessions et garantir la mise à disposition des notes en ligne pour les étudiants via l’application e-campus ;

* Lancer et suivre la délivrance des diplômes ;

* Vérifier la saisie correcte des résultats aux niveaux VET et VDI pour les remontées ministérielles ;

* Traiter les demandes d’habilitation des nouveaux gestionnaires.

3. La référent(e) est également en charge de l’accompagnement des gestionnaires de scolarité (6 personnes) sur les activités suivantes :

· Inscriptions pédagogiques

* Réalisation des inscriptions pédagogiques de masse ;

* Saisie des validations d’acquis et les dispenses ;

* Identification des étudiants en régime dérogatoire sur APOGEE.

· Préparation des jurys de délibérations

* Lancement des calculs de notes ;

* Gestion des anomalies ;

* Edition et contrôle des différents procès-verbaux de jury avant envoi aux responsables de formation.

· Gestion post-jury

* Modification des notes si nécessaire et édition de nouveaux procès-verbaux ;

· Campagne d’inscription

* Saisie des interdictions de réinscription et les « laisser-passer » ;

* Communication des interdictions aux étudiants concernés.

4. Amélioration continue et évolution des pratiques

* Suivre l’évolution de l’offre de formation et des modalités pédagogiques ;

* Se former aux évolutions de l’outil APOGEE, aux nouveaux outils, procédures et réglementations (logiciels, modalités pédagogiques, etc.) ;

* Participer à l’amélioration continue du fonctionnement du service scolarité.

Activités secondaires :

* Prendre en charge certaines missions rattachées au référent outil ADE en complémentarité et/ou en cas d’absence ou d’indisponibilité du référent outil ADE ;

* Participer aux réunions de service et aux actions transversales de la composante ;

* Participer à la Journée Portes Ouvertes de l’UPEC.

Les missions sont susceptibles d'évoluer en fonction de l’évolution de l’offre de formation, des projets de l'établissement et des évolutions institutionnelles.

Conditions particulières d’exercice

* Pics d’activité en période d’inscriptions et d’examens ;

* Respect strict des calendriers universitaires et des échéances réglementaires.


Profil

Agents contractuels (CDD de 12 mois avec possibilité de renouvellement)

Rémunération selon la grille indiciaire des techniciens de recherche et de formation (TECH) - Catégorie B et pour les contractuels, la fourchette de salaire net mensuel se situe entre 1660 € et 2200 € (le montant le plus élevé correspond à un CDD en fin de carrière)

Formation / expérience recommandée(s) :

Connaissances souhaitées :

* Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’enseignement supérieur ;

* Connaissance de la réglementation des examens et des parcours étudiants ;

* Maitrise de l’outil de gestion de la scolarité APOGEE ;

* Maitrise de l’outil de gestion de la scolarité ADE, serait un plus ;

* Connaissance des procédures administratives.

Savoir-faire :

* Capacité à organiser, planifier et prioriser les activités ;

* Aptitude à gérer simultanément plusieurs dossiers ;

* Capacité à rédiger des documents administratifs ;

* Maitrise des outils bureautiques et des applicatifs métiers.

Savoir-être :

* Sens affirmé du service public ;

* Rigueur, fiabilité et discrétion professionnelle ;

* Qualités relationnelles et sens de l’écoute ;

* Capacité à travailler en équipe tout en étant autonome ;

* Réactivité, adaptabilité et sens de l’organisation.