Assistant formation (h/f)

Sous la responsabilité hiérarchique de la Responsable du CFA, l'Assistante Formation - Administrative assure la gestion administrative, logistique et opérationnelle des actions de formation (CFA, FPC, alternance, FOAD et présentiel).

Elle est garante du bon déroulement des formations, depuis leur préparation jusqu'à leur clôture, dans le respect des procédures internes, des exigences réglementaires et du référentiel QUALIOPI.

Missions principales

1. Accueil & relationnel
Assurer l'accueil physique et téléphonique des stagiaires, intervenants, partenaires et visiteurs
Garantir une posture professionnelle conforme à l'image du centre de formation
Organiser et coordonner la logistique d'accueil (salles, badges, signalétique, équipements)

2. Gestion administrative et logistique des formations
Préparer et sécuriser les opérations préalables au démarrage des formations
Gérer les plannings, conventions, contrats et documents de rentrée et de clôture
Créer et suivre les groupes de communication (WhatsApp, mails, plateformes)
Assurer la gestion des salles, du matériel pédagogique et du parc informatique

3. Suivi des sessions (présentiel & FOAD)
Accueillir et accompagner les stagiaires lors du lancement des sessions
Assurer l'assistance technique FOAD (liens, connexions, présence stagiaires)
Gérer les absences et retards, alerter les tuteurs et assurer le suivi administratif

4. Suivi pédagogique et qualité
Collecter et consolider les livrables pédagogiques (émargements, notes, enquêtes)
Préparer et organiser les examens et sessions titres
Mettre à jour les dossiers stagiaires, intervenants et sessions sur les outils internes (GESCOF, Drive, serveur)
Participer activement au suivi QUALIOPI et aux instances qualité
Produire un reporting hebdomadaire à la direction

5. Vie du centre et événements
Participer à l'organisation d'événements et à la vie du CFA
Contribuer aux conseils pédagogiques et de perfectionnement