Description du poste
L'assistant(e) de la Directrice joue un rôle essentiel. Il/Elle assiste la Directrice au quotidien dans l'organisation de ses activités et facilite les conditions d'exercice de ses responsabilités.
Il/Elle facilite le bon fonctionnement de la Direction de l'organisme et collabore étroitement avec l'équipe de Direction, composée de 7 agents de direction et les 3 assistantes des autres Directions.
Rattaché(e) à la Directrice, vous serez notamment chargé(e) des missions suivantes :
Assistanat de la Directrice :
Organiser et gérer les rendez-vous, réunions et déplacements de la Directrice
Assurer l'accueil physique et téléphonique
Gérer la messagerie électronique de la Directrice
Préparer et suivre divers dossiers (recherches documentaires, constitution de dossiers…)
Élaborer, mettre en forme et rédiger des courriers et des mails, documents, comptes rendus de réunions
Suivre les échéances et les instances définies par la Directrice
Rechercher, organiser et coordonner la diffusion et l'archivage des informations nécessaires à la Directrice
Effectuer une veille documentaire sur les applications nationales et les différentes messageries déléguées
Suivre les habilitations et délégations informatiques, ainsi que les délégations de signature de la Directrice
Assistanat transversal de la Direction Générale :
Coordonner le suivi des dossiers en collaboration avec les agents de direction et les responsables de département
Assurer la gestion administrative de la Direction Générale : gestion RH (planification des entretiens annuels, congés, mobilité, saisie SIRH), suivi du budget/achats de la direction
Gérer et suivre le courrier de la Direction (assurés, autorités de tutelle, partenaires…).
Secrétariat du Conseil d'Administration :
Collaborer étroitement avec la Directrice et le Président du Conseil d'Administration
Elaborer le retroplanning des réunions du Conseil d'Administration (4 par an)
Rédiger le projet d'ordre du jour et recenser les annexes en lien avec les agents de direction
Constituer les dossiers de séances
Assister à la séance du Conseil d'Administration et rédiger le procès-verbal
Alimenter le site extranet des membres du Conseil d'Administration (procès-verbaux, ordres du jour, documentation…)
Alimenter le site de la Mission Nationale de Contrôle et d'audit des organismes de sécurité sociale
Assurer le suivi des frais liés aux déplacements des membres du Conseil d'Administration
Profil recherché
Vos compétences
Vous êtes titulaire d'un Bac Assistant de Direction et/ou d'une expérience confirmée dans la prise en charge de missions similaires ;
Autonome et rigoureux, vous savez organiser et prioriser votre activité ;
Vous disposez d'une très grande rigueur dans l'anticipation des échéances et leur suivi ;
Vous faites preuve de discrétion et de respect absolu de la confidentialité ;
Doté d'un sens du service affirmé, vous faites preuve de disponibilité ;
Vous possédez un bon esprit de synthèse, de réelles qualités rédactionnelles et orthographiques ;
Vous savez adapter votre communication à différents interlocuteurs et disposez d'un très bon sens relationnel compte tenu des enjeux liés à votre fonction ;
Vous savez travailler en transversalité et en collectif ;
Vous maîtrisez le pack office et êtes à l'aise avec les outils numériques ;
Force de propositions, vous savez rendre compte et alerter à bon escient.
Informations complémentaires
Nos avantages :
Horaires flexibles / 39h / 20 RTT
Télétravail envisageable ponctuellement
Rémunération : 33k€ et 38k€ - niveau 5B ou 6 selon profil, sur 14 mois + intéressement.
A cela s'ajoutent une carte restaurant (11,52€/jour), la prise en charge de 75% des frais de transports en commun, un CSE proposant de nombreuses prestations, des dispositifs de soutien à la parentalité.
Engagée dans une démarche de responsabilité sociétale, la Carsat favorise la qualité de vie au travail, les mobilités douces (forfait mobilité durable, label Employeur Pro-Vélo niveau OR pour son siège, garage vélos) et travaille activement à réduire son impact environnemental.
Processus de recrutement
Date limite des candidatures : 14/11/
Entretiens en présentiel à partir de 08/12/
Des tests de mise en situation, de même qu'un entretien avec un cabinet de recrutement, seront organisés
La Carsat Pays de la Loire s'engage pour lutter contre toute forme de discrimination et favorise un environnement de travail respectueux.
Tous nos postes sont ouverts aux salariés en situation de handicap. Nous avons mis en place une procédure d'accueil ainsi que des aménagements spécifiques pour faciliter leur intégration et améliorer leurs conditions de travail.
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