Assistant - secretariat de direction h/f

Votre agence PROMAN Expertise recherche pour l'un de ses clients, un ASSISTANT / SECRETARIAT DE DIRECTION H/F

Les activités prises en charge par le poste relèvent des domaines suivants :

- Traiter les demandes formalisées sur le Portail pour l'entité
- Appuyer la direction dans la gestion de son agenda
- Gérer les agendas et organiser les plannings de membres de l'EDM en lien avec la gouvernance interne et externe
- Assurer l'interface entre les membres de l'EDM et leurs interlocuteurs (interne et externes)
- Veiller à l'usage et complétion des évènements (réunions, instances, séminaires, maillages)

- Gérer les accès - badges ponctuels des visiteurs et badges permanents des collaborateurs
- Gérer les habilitations informatiques et accès
- Gérer le suivi des demandes de travaux informatiques et télécoms ainsi que le respect des délais
- Assurer la continuité de service de l'assistance

- Rédiger et mettre en forme les documents, comptes rendus, courriers, rapports, supports de communication et en assurer la diffusion aux parties prenantes
- Elaborer ou améliorer des outils de suivi et tableaux de bord, au besoin
- Gérer l'information (mise à jour des listes de diffusions, classements, accès espaces SharePoint)
- Relayer et assurer la transmission des informations utiles ou nécessaires aux autres membres du collectif et/ou la direction
- Gérer des activités déléguées : appui aux projets dans la gestion du budget/achat (réceptions), gestion RH, contrôle interne,
- Traiter et s'occuper de la gestion administrative du courrier entrant et sortant (en étant en alerte en cas d'échéance de réponse)
- Gérer la documentation en respectant le processus documentaire de la DPN (ECM, courriers confidentiels)
- Organiser des réunions et/ou évènement (séminaires, manifestations) de bout en bout (lieu, planification, budget/commande/réception, enquête satisfaction,)
- Organiser et assurer la logistique des déplacements de la direction
- Réaliser les commandes de prestations et/ou de matériel/fournitures tout en vérifiant la conformité des livraisons et des réceptions.

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Vous possédez les qualités suivantes :

- Sens de l'organisation
- Rigueur motivation
- Bon relationnel
- Disponibilité, assiduité, ponctualité
- Esprit d'équipe, sens du service
- Efficacité, Rigueur et rapidité
- Adaptabilité et gestion des priorités ; Capacité à gérer l'urgence (activité fortuite, remédiation,
remplacement,)

QUALIFICATION DEMANDEE :

- Une formation Bac +2 type BTS Assistant de gestion / Assistant de direction / Support à l'action
managériale exigée.

- 3 à 5 ans d'expérience en assistanat ou gestion administrative.
- Une expérience dans un environnement industriel, public, ou dans une entité multi-intervenants (un plus net pour EDF).
- Une autonomie rapide grâce à une bonne compréhension d'environnements complexes.

- Maîtrise de la planification et coordination administrative : gestion des agendas, invitations Teams, consolidation de documents et de tableurs de suivi
- Gestion des flux administratifs internes : demandes de rôles, prolongation droits/accès, suivi rôles et habilitations (SESAME, VPN, messagerie)
- Aisance avec les outils collaboratifs EDF : Teams, SharePoint, OneNote, Outlook, VO/VEOL.
- Capacité à travailler avec des interlocuteurs variés (managers, prestataires, alternants, RH, métiers).
- Confidentialité et rigueur, compte tenu des données RH manipulées (entretiens, parcours, habilitations).

Alors le poste est fait pour vous !

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