Une secretaire agent d'accueil csapa h/f

MISSION

• CDI – 0.5 ETP

• Rémunération fixée selon la CCN 66

• Lieu d’affectation administrative : Chalon-sur-Saône

• Structure : CSAPA ambulatoire de Chalon sur Saône ouvert en semaine et en journée uniquement.

Intégré au pôle prévention et soins des addictions (PPSA), le CSAPA vise à faciliter l'accès aux soins et aux droits des personnes confrontées à des addictions. Il propose une prise en charge globale des addictions à travers des consultations programmées et un centre de délivrance de méthadone.

Le CSPA assure l’accueil, l’information, l’évaluation et la prise en charge médico-psycho socio-éducative des personnes présentant des comportements addictifs et de leur entourage.

Sous la responsabilité directe du chef de service du CSAPA, vous réaliserez les missions suivantes :

• Accueil : téléphonique et physique des personnes présentant une problématique addictive et de leur entourage, des partenaires, professionnels de santé et des services sociaux.

• Suivi administratif : Gestion des agendas des professionnels, secrétariat et travaux administratifs courants (Saisie et mise en forme de documents, comptes-rendus de réunions, affichages…), mise à jour des tableaux (sur Word et Excel) de suivi d’activité, élaboration des conventions, traitement des mails et des courriers. Affranchissement et enregistrement du courrier arrivée et départ.

• Classement et archivage des documents.

• Participation à la vie des services et à la vie associative.

PROFIL

► Formation en secrétariat de niveau V

► Expérience exigée de 2 ans minimum

Compétence(s) en lien avec le poste

• Accueillir et orienter les personnes accompagnées.

• Traiter les appels téléphoniques. Planifier les rendez-vous.

• Respecter la confidentialité des informations transmises.

• Appliquer les consignes et suivre les procédures en vigueur dans la structure.

• Saisir et rédiger des écrits en respectant les règles orthographiques, syntaxiques et grammaticales.

• Présenter des documents selon les normes professionnelles liées à la structure.

• Traiter le courrier entrant et sortant (tri, numérisation, affranchissement, enregistrement et diffusion).

• Classer les fichiers dans les dossiers concernés.

• S’adapter au contexte de la structure.

• Adapter son comportement à la situation et aux interlocuteurs internes et externes.

• Respecter le cadre et les limites des consignes données.

• Travailler en équipe.

• Intérêt pour le travail social.

Autres compétences

• Bonne maitrise de l'outil bureautique (Pack Office).

• Utilisation d'outils collaboratifs (planning partagé, visioconférence...).

• Gestion des priorités et hiérarchisation des demandes.

• Être titulaire du permis B.

Qualités professionnelles

• Être bienveillant(e) et très discret(e). Faire preuve de courtoisie.

• Être organisé(e) et structuré(e) dans ses différentes tâches.

• Adaptabilité aux publics accueillis.