Objectifs du poste :
Garantir le bon suivi administratif, financier et organisationnel des chantiers.
Assurer la fluidité entre les services administratifs et techniques.
Participer à l'optimisation de la rentabilité et de la qualité de service de l'entreprise.
Missions principales :
1. Gestion administrative des travaux
Ouverture et suivi administratif des dossiers chantiers.
Préparation des documents administratifs liés aux marchés et travaux.
Gestion des demandes d'accès, PPSPS, DOE, contrats de sous-traitance et documents réglementaires.
Réalisation et suivi des demandes aides type Ma Prime Rénov' et CEE
Renouvellement des qualifications
Archivage des dossiers techniques et administratifs.
Création et optimisation de documents tels que procédures internes, mode opératoires.
Suivi des mails et diffusion aux interlocuteurs concernés
Réalisation des comptes-rendus réunions
2. Gestion commerciale
AO privés et publics : prospection via sites partenaires et réponses aux appels d'offres
Préparation des chiffrages pour le bureau d'étude (création client, préparation devis)
Suivi des chiffrages en cours et des relances devis
Enregistrement des chantiers et préparation dossiers exécutions
Création des commandes fournisseurs de sous-traitance.
3. Gestion RH et suivi du personnel
Mise à jour de planning
Suivi heures techniciens et transmission au service RH
4. Gestion financière et comptable
Facturation clients
Suivi des factures fournisseurs type sous-traitance
Suivi de la balance âgée avec relances clients
Tableaux de bord (bilans chantiers, évolution CA.)
5. Relation clients et fournisseurs
Accueil téléphonique et gestion des demandes clients.
Suivi de la satisfaction client.
Gestion des litiges administratifs ou de facturation.
Compétences requises :
Compétences techniques
Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Outlook).
Connaissance des logiciels de gestion et ERP bâtiment.
Bonne connaissance des procédures administratives chantier.
Notions solides en gestion comptable et suivi budgétaire.
Connaissance du secteur CVC/BTP appréciée.
Compétences organisationnelles
Forte capacité d'organisation.
Gestion des priorités et des urgences.
Capacité à coordonner plusieurs dossiers simultanément.
Qualités personnelles
Leadership et autonomie.
Rigueur et sens des responsabilités.
Excellent relationnel.
Réactivité et polyvalence.
Discrétion professionnelle.
Profil recherché
Formation Bac +2 à Bac +3 en gestion, assistanat de direction, administration des entreprises ou BTP.
Expérience significative dans le secteur du bâtiment, travaux ou CVC.
Expérience en gestion administrative de chantiers souhaitée.
Conditions de travail
Contrat : CDI.
Temps de travail : Temps plein.
Horaires : Du lundi au vendredi.
Lieu : Bureau administratif avec échanges réguliers avec les équipes terrain.
Salaire selon profil
Cette fiche est évolutive. Les tâches inscrites ne sont pas limitatives, elles pourront être modifiées selon l'évolution du salarié, de son poste, et des besoins de l'entreprise.
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Avantages :
Flextime
Intéressement et participation
RTT
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