Assistant d'agence travaux f/h - glisy (80)

Missions générales :

Vous travaillez autour de plusieurs axes :

1. Suivi administratif :

* Vous rédigez divers documents

* Vous êtes force de proposition sur l’organisation et proposez des outils pour optimiser et automatiser le système administratif.

* Vous organisez et préparez les réunions des différents centres de profit (Power point, compte rendu, suivi…)

* Vous supervisez la partie administrative de l’agence

* Vous suivez les frais de structure et la gestion de la facturation et des impayés

* Vous passez les commandes de matériel et assurez la facturation clients du secteur



1. Suivi et contrôle de gestion :

* Vous analysez et fiabilisez les indicateurs de la région

* Vous suivez et remontez les litiges de la région et vous vous assurez de la remontée d’informations

* Vous contribuez à la clôture de l’exercice comptable

* Vous veillez au bon déroulement de l’inventaire (stock et fluides)



1. Ressources humaines

* Vous assurez le suivi administratif du personnel (gestion des heures du personnel et des frais, gestion des visites médicales, déclaration des accidents de travail, déplacements et planning de congés…)

* Vous assurez l’intégration des nouveaux entrants

* Vous dynamisez les activités du C.E en lien avec les différents référents

* Vous participez et supervisez la gestion administrative du système SSE et du suivi médical du personnel

* Vous veillez au bon respect des règles de sécurité en collaboration du référent HSE (accueil sécurité, affichage réglementaire, analyse des accidents…)

* En collaboration avec le service formation, vous contribuez au bon déroulement du plan de formation du personnel du réseau



1. En communication

* Vous participez à la communication interne du réseau

* Vous animez les réseaux sociaux Clauger


1. Dans le cadre de l’activité Travaux, vous assurez en complément :

* Vous assurez le suivi hebdomadaire des heures et des frais Commerce et Travaux

* Vous réalisez l’extraction mensuelle des heures et le contrôle des éléments variables de paie

* Vous assurez le suivi des heures non affectées

* Vous assurez la déclaration du travail le dimanche

* Vous assurez le suivi des réceptions matériels et des locations via PEPS et IFS

* Vous assurez le suivi des véhicules via Fleet

* Vous assurez la gestion opérationnelle des EPI (commandes et suivi de stock)

* Vous assurez le suivi des fluides (Portail, Trackdéchet) et réalisez le bilan mensuel et annuel (Cemafroid)

* Vous assurez la création et la fermeture des BT sur les projets

* Vous assurez le suivi des dossiers sous garantie

* Vous participez aux analyses de résultats et de marges en collaboration avec le responsable (Power BI)